Het belangrijkste van dit onderdeel is dat eerst de bedrijven toegevoegd moeten worden en daarna de gebruikers. Dit moet omdat we gebruik gaan maken van importsheets zodat de gebruikers automatisch aan de juiste bedrijven gekoppeld worden. Wanneer eerst de gebruikers toegevoegd worden is dit helaas niet meer mogelijk.
We beginnen dus bij de bedrijven. Belangrijk om te onthouden is dat wij alleen aangiftes kunnen versturen vanuit een bedrijf. Is er een particulier zonder bedrijf waar je wel aangiftes voor wil doen, dan maak je hiervoor een bedrijf aan in Hix en er wordt ook nog een gebruiker voor aangemaakt. Een particulier krijgt dus een bedrijf en een gebruiker. Hierover later meer.
Het Excel bestand waar we de bedrijven (en particulieren) in gaan zetten kan je vinden in jouw Hix omgeving.
Waar vind ik het Excel bestand?
1. Log in op jouw Hix omgeving
2. Klik links onderin de hoek op de knop om te switchen naar het beheerdersportaal
3. Ga in de menubalk naar de bedrijven (het icoontje van de wereldbol)
4. Kies voor bedrijf toevoegen
5. Selecteer bestand uploaden en download het Excel bestand.
Wanneer je het bestand opent zie je onderstaande tabel:
Hieronder vind je de uitleg wat er bij welk vakje moet komen en waarvoor dit handig is.
| ID | Moet leeg blijven |
| Name* | Bedrijfsnaam |
| Address |
Hier kan je het volledige adres in zetten zonder komma’s zoals dit:
Boris Pasternaklaan 12 2719DA Zoetermeer. |
| Kvk_nummer | Dit vul je in als je publicatiedocumenten wilt gaan verzenden voor dit bedrijf. |
| Internal_client_ID* | Dit is een van de belangrijkste invulvakken. Hier vul je het klantnummer in. Ditzelfde nummer vul je in bij de gebruiker die bij dit bedrijf hoort. Hiermee koppelen we de bedrijven aan de gebruikers. Let dus goed op dat deze altijd is ingevuld en dat hetzelfde nummer bij de juiste gebruiker staat. |
| Fiscaal_nummer | Dit vul je in als je VPB-aangiftes voor je klant wilt gaan doen. |
| Vat_nummer | Dit is het btw-nummer. Wanneer je Btw-aangiftes wilt doen voor de klant moet je deze invoeren. |
| Wage_tax_number | Dit is het loonheffingennummer. Als je loonbelasting voor je klanten wilt verzenden moet je dit nummer invullen. |
| BSN_nummer |
Dit vul je in voor iedereen waar je een IB-aangifte voor wilt doen. Wanneer je IB-aangiftes doet voor je klanten en hun partners of meerdere Ib-aangiftes wilt versturen vanuit 1 bedrijf dan kan je hier alle BSN-nummers invullen en ze onderscheiden met een komma zoals dit:
123456789,987654321,543216789 |
| OCR_emails | Wanneer een bedrijf een scan en herken e-mailadres heeft kan dat hier ingevuld worden. |
| Tags | Hier kunnen tags meegegeven worden die dan aangegeven worden bij het bedrijf. |
Vakjes met een * zijn verplicht.
Nadat je het hele bestand hebt gevuld met alle bedrijven en particulieren kan je het bestand uploaden.