Let op: Deze service is momenteel in een pilot fase, en dus nog niet openbaar beschikbaar. Wil je meedoen aan de pilot, neem contact op met support@hellohix.com

In dit artikel vind je alle informatie over het gebruik van WhatsApp Business in de praktijk.

Welke berichten sturen we? 

De WhatsApp berichten die we sturen, zijn vergelijkbaar met de mails die we sturen. In het bericht zelf delen we geen documenten, maar vertellen we bijvoorbeeld dat er een taak klaarstaat om te accorderen. Via een link in het WhatsApp bericht kunnen de de daarwerkelijke taak dan bekijken. Enkele voorbeelden van WhatsApp berichten die gestuurd worden:

- Taak ter akkoord

- Bevestiging van akkoord

- Taak ter informatie

- Taak ter ondertekening

- Herinnering taak

- iDEAL link betalen btw/loonaangifte

- Te beantwoorden Vraagposten

We hebben de berichten aangepast ten opzichte van de mail, zodat het een 'natuurlijkere' WhatsApp conversatie wordt, en we geen lappen tekst sturen. 

Hoe berichten te sturen?

Bij het gebruik van WhatsApp Business kun je niet 'zomaar' elk gewenst bericht sturen op elk moment. Hiervoor worden templates gebruikt. Dit is een vaste tekst waarin we variabelen kunnen meegeven (de naam van de klant bijvoorbeeld). Hix heeft deze templates gemaakt en goed laten keuren door WhatsApp. Bij het versturen van een taak wordt dus een template aangeroepen, de juiste variabelen worden meegegeven en dan wordt het bericht verzonden. 

Een conversatie vanuit het kantoor dient altijd te starten met een template. Wanneer de klant vervolgens reageert, start er een window van 24 uur. Binnen dit tijdsbestek kun je ieder gewenst bericht sturen. Wil je een gesprek starten vanuit het kantoor, maar verstuur je geen taak of vraagposten? Hiervoor hebben we ons 'nudge template' beschikbaar. Hiermee wordt een simpel bericht gestuurd naar de klant: Hoi [naam], mag ik je even storen? Zodra de klant antwoord starten de 24 uur waarbinnen je vrije berichten kunt sturen. Wanneer de klant zelf een bericht stuurt, starten deze 24 uur ook. 

Waar zie ik de berichten?

Wanneer je toegang hebt tot de WhatsApp conversaties (zie WhatsApp Business) dan heb je een extra menu item in je gebruikersportaal. In de lijst zie je alle bedrijven, en bij het klikken op het bedrijf zie je vervolgens de klantgebruiker(s) gekoppeld aan het bedrijf. Daarnaast zie je door de rode bolletjes bij welke bedrijven er ongelezen berichten zijn. Ten slotte zie je naast de invoerbalk waar je een bericht kunt sturen, of er nog een tijdsvak van 24 uur loopt. Is deze er niet, dan zie je een + icoon om een gespek te kunnen starten met het 'nudge template'. 

Communicatievoorkeuren instellen

Je kunt per klantgebruiker instellen wat het voorkeurskanaal is voor communicatie. Deze staat standaard op e-mail, maar kun je wijzigen naar WhatsApp. Dit doe je in het beheerdersportaal bij de gebruiker. Je ziet de optie als je kiest voor 'wijzigen'

Daarnaast kun je toestaan voor collega's om het zelf te wijzigen. Deze instelling vind je in het beheerdersportaal bij instellingen > beveiligingsinstelligen. Wanneer je collega's toestaat het communicatiekanaal te wijzigen, dan klikken zij bij een taak, of bij de instellingen bij de vraagposten op het mail icoontje naast de naam van gebruiker om te switchen naar WhatsApp.