De file upload optie is een manier waarop klanten documenten naar Hix kunnen sturen zonder dat hier voorafgaand een vraag voor is aangemaakt. De file upload service zorgt er dan op basis van het gebruikte email adres voor dat de documenten bij het juiste bedrijf in Hix terecht komt. Hoe je dit installeert, gebruikt en hoe het voor de klant werkt lees je allemaal in dit artikel.
Hoe installeer je de file upload (voor beheerders)
Het installeren van de file upload doe je in het beheerdersportaal. Hiervoor log je in op jouw Hix account en kies je linksonder in de pagina voor 'beheerdersportaal'. Wanneer je dit hebt gedaan kies je in het keuzemenu aan de linkerkant voor de 'services' (dat is het icoontje van het wolkje). Je kiest hierin voor 'service toevoegen' en zoekt in de zoekbalk rechts naar 'handmatige vragen' en voegt deze toe aan de omgeving. Hierdoor krijg je dan gelijk de functie van de file upload erbij.
Wanneer je de service hebt toegevoegd kan je op het begin scherm van de service kiezen voor 'configureer' dat ziet er zo uit:
Wanneer je op 'configureer' hebt geklikt kom je op de pagina uit met de voorkeuren voor de handmatige vragen en de link naar de File upload/ontvangen vragen link. Deze link kan je delen met je klanten zodat zij gebruik kunnen maken van de File upload. Naast het opsturen van documenten kan deze link ook gebruikt worden door de klant om vragen te stellen aan de accountant. Hoe dit werkt lees je bij: Hoe gebruik je de File upload/gestelde vragen link. De link kan gekopieerd worden en de enige instelling die je voor de file upload kan instellen is 'Onbekende emailadressen toestaan'. Hiermee bedoelen we dat gebruikers met een email adres wat niet bekend is in jouw Hix account wel documenten mogen insturen of dat je dit alleen wilt toestaan van email adressen die bekend zijn.
Hoe gebruik je de File upload/gestelde vragen link (voor klantgebruikers)
Wanneer de klant de link heeft ontvangen en deze heeft geopend in de browser komen ze op deze pagina uit: (hierbij is het logo en de achtergrond het logo van het account en de ingestelde achtergrond)
Er word hier gevraagd om een email adres, het onderwerp van de vraag of het aangeleverde document, de vraag of notitie en het document. Het enige wat hier verplicht is zijn het email adres en het onderwerp. De klantgebruikers kunnen dus zelf kiezen of ze alleen een vraag en/of document willen sturen.
Nadat de klant hier alles heeft ingevuld wat ze willen en moeten invullen klikken ze op 'aanmaken'. Daarna ontvangen ze op het email adres dat ze hebben ingevuld een verificatie mailtje welke ze moeten accepteren voordat de vraag/bestand gestuurd word naar de Hix omgeving.
De geuploaden documenten verwerken (gebruikersportaal)
Wanneer een klant gebruiker een document heeft geupload dan kan je deze documenten vinden in het gebruikersportaal van je Hix account. Ga in Hix questions naar het bedrijf waar een document is geupload of een vraag voor is gesteld en klik in Hix questions op 'gestelde vragen'.
Hier kan je dan de documenten downloaden in het mapje 'Bestanden'.