Taken naar klantgebruikers worden via Hix per mail verstuurd. Vanuit deze mail kunnen ze een speciale pagina benaderen waar ze de taak kunnen inzien en/of accorderen. Zowel de mail als de pagina zijn volledig in de stijl van het kantoor, zodat het herkenbaar is voor de klantgebruiker. 

Zie hieronder een voorbeeld van een btw-aangifte welke door een klantgebruiker dient te worden goedgekeurd.

Klant ontvangt mail

Nadat de collega de taak vanuit Hix heeft vestuurd, ontvangt de klantgebruiker een mail dat er een btw-aangifte klaar staat ter goedkeuring. Middels de knop in de mail kan de klantgebruiker de pagina bereiken.

Taak bekijken en goed- of afkeuren

Om de pagina te kunnen zien, dient er ingelogd te worden met een tweede factor. Deze wordt verstuurd per SMS. 

Vervolgens kan de klantgebruiker de samenvatting van de aangifte zien, en besluiten deze goed- of af te keuren.

Goedkeuren

Als de aangifte akkoord is bevonden, klikt de klantgebruiker op de groene accordeer knop. Er wordt gevraagd dit bevestigen. Hierna is de taak niet meer beschikbaar.

De klantgebruiker ontvangt vervolgens het afschrift per mail, waarin staat of er geld ontvangen wordt, of betaald dient te worden. Indien er betaald dient te worden,wordt ook het betalingskenmerk en IBAN nummer weergegeven.  Er kan hier direct met iDEAL betaald worden. 

Afkeuren

Als de aangifte niet akkoord is bevonden, klikt de klantgebruiker op de rode knop. Hierna wordt gevraagd om een reden op te geven voor de afwijzing. Nadat deze is opgegeven en bevestigd, is de taak niet meer beschikbaar. 

In dit geval dient de klantgebruiker te wachten totdat de accountant een nieuwe goedkeuring stuurt. 

Informeren

Indien de klantgebruiker alleen geïnformeerd wordt, kan de samenvatting van de aangifte bekeken worden via de speciale pagina, maar zijn er geen goed- of afkeurknoppen.

Het mailtje bevat dan tevens gelijk het afschrift.

Toegang tot Hix

Indien klantgebruiker tevens toegang hebben tot de Hix omgeving, omdat ze ook gebruik maken van SSO, kunnen ze de taken hier tevens bekijken, en eventueel goed- of afkeuren.

De samenvattingen en geschiedenis van de taak blijven hier beschikbaar, in tegenstellingen tot de pagina die via de mail bereikt kan worden.