Je kunt documenten met Hix digitaal laten ondertekenen door de gebruikers die aan het betreffende bedrijf gekoppeld zijn. Het is ook mogelijk om een éénmalige ondertekenaar toe te voegen. Handig wanneer je een taak hebt die bijvoorbeeld ook door iemand van de bank getekend moet worden. Deze gebruiker wil je niet aanmaken als klantgebruiker bij het bedrijf, maar je wil wel een handtekening op een specifieke taak.

Eénmalige ondertekenaar toevoegen

Om een éenmalige ondertekenaar toe te voegen volg je deze stappen:

1. Klik op het pen icoon bij een taak om handtekeningen te plaatsen

2. Sleep een stempel of handtekening op de gewenste plek

3. Kies aan de rechterkant in het menu onder éénmalige ondertekenaar voor ondertekenaar aanmaken

4. Vul de velden in die nu verschijnen: voornaam, achternaam, e-mail, mobiel nummer en klik op opslaan

Wanneer je binnen hetzelfde document nog meerdere handtekeningen voor dezelfde ondertekenaar wil plaatsen, dan kun je nu de gebruiker direct selecteren onder de éénmalige ondertekenaar, zodat de gegevens maar 1 keer in hoeft te vullen

5. Wanneer de klaar bent met het plaatsen van alle handtekeningen kies je voor opslaan & terug

Het sturen van de taak

Je stuurt de taak zoals je gewend bent, en je ziet nu ook een losse sectie voor de éénmalige ondertekenaar staan. De éénmalige ondertekenaar ontvangt een mail om de taak te ondertekenen, waar met een sms code ingelogd wordt. Dit is dezelfde mail die klantgebruikers ook ontvangen. 

Nadat er is ondertekend, blijft de link in de mail nog 7 dagen geldig. Hiermee kan er opnieuw toegang verkregen worden tot het document, bijvoorbeeld om deze te downloaden. Hierna worden de gegevens van deze ondertekenaar verwijderd uit het systeem. Je kunt uiteraard in het auditlog alle stappen volgen die in de taak hebben plaatsgevonden.