Met het permanent dossier kan je in je Hix omgeving bestanden bewaren. Dit dossier kan worden bewerkt door alle medewerkers die verbonden zijn aan een bedrijf.

Het permanent dossier inrichten

Je komt in het permanent dossier door in je Hix omgeving te navigeren naar aangiften en documenten en bij het gewenste bedrijf op het map icoon rechts te klikken.

Hierna kom je terecht in het dossier. Hier kan je mappen toevoegen, waar je bestanden in kan zetten. Ook kunnen binnen de mappen nog sub-mappen worden aangemaakt. Je doet dit door op het map icoon met het plusje te klikken. Maximaal kunnen er 3 mappen onder elkaar aangemaakt worden. 

Hierna krijg je de mogelijkheid om de map de gewenste naam te geven en kan je deze opslaan. 

Bestanden uploaden in het dossier

Voltooide taken

Voltooide taken worden automatisch opgeslagen in het permanent dossier. Deze worden automatisch gesorteerd op jaar en taaksoort. Van de voltooide taken worden automatisch de PDF-samenvatting, de audit-log en de bestanden die al PDF zijn opgeslagen in het dossier. 

Zelf uploaden

Ook is er de mogelijkheid direct bestanden te uploaden om deze in het permanent dossier te zetten. Dit kan je doen door op het cloud icoontje te klikken en het gewenste bestand te selecteren. Hierna kan je op ‘openen’ klikken en vervolgens staat je bestand in de map. Je kan hiervan de naam nog wijzigen door op het potloodje te klikken. Ook kan je het bestand verwijderen door op het prullenbak icoon te klikken. 

Kopiëren vanuit file upload

Nadat klantgebruikers een bestand hebben geüpload, kan je deze in vraagposten vinden. Als je met je cursor op het bestand gaat staan verschijnen de onderstaande iconen.

Met het map-icoon kan je door hier op te klikken dit bestand naar het dossier kopiëren. Het bestand komt dan in het dossier onder geüploade bestanden te staan. Hierna kan je eventueel het bestand nog naar de gewenste map slepen. 

Audit log

Het is ook mogelijk om de audit-log van het dossier te bekijken. Dit doe je door op het icoon van het pijltje met wijzers erin te klikken. Zo kom je in de audit-log terecht, waar je alle bewerkingen aan het dossier kan zien. Je hebt hier de mogelijkheid om te filteren op gebruikers en acties. 

Drag & drop

Er is de mogelijkheid om bestanden te verplaatsen naar een andere map. Dit doe je door op het bestand te gaan staan met je muis en vervolgens je linker-muisknop in te houden. Nu kan je het bestand naar de gewenste map slepen. Ook kan je de volgorde van bestanden in een map wijzigen, dit werkt op dezelfde manier. 

Klantgebruikers

Klantgebruikers kunnen ook het permanent dossier inzien, maar zij kunnen hier geen wijzigingen in aanbrengen. Wel hebben zij de mogelijkheid om bestanden uit het dossier te downloaden. 

Klantgebruikers kunnen zelf ook bestanden uploaden. Dit maakt het makkelijker om een dossier compleet te maken. Dit kunnen ze doen via jouw unieke upload link. Deze link kan je vinden door in het beheerdersportaal naar services te gaan, hier klik je op de vraagposten upload service. Als je op configureren klikt verschijnt hier de upload link, die je met de klantgebruikers kan delen. Voor uitlegvideo's over de file upload service en hoe je deze kan inrichten kun je hier klikken.