Je kan in Hix je documenten laten ondertekenen. Dit kan op verschillende manier en nu ook in de volgorde die je zelf wilt. Wanneer je een document hebt geüpload in Hix, dan zie je dit in het lijstje ‘te doen’ staan. Als je deze taak dan aanklikt ontstaat er een voorbeeld pagina aan de rechterkant. Naast het kopje ‘samenvatting’ staat er aan de rechterkant een potloodje.

Wanneer je op het potloodje klikt kom je op de pagina waar je de invoervelden kunt kiezen. Zodra je een veld hebt toegevoegd op het document verschijnt er aan de rechterkant de optie om een gebruiker te koppelen aan het gekozen veld. Hierin kan je aangeven wie het veld moet invullen maar ook de naam van het veld kan je aanpassen.

Nadat je hebt gekozen welke vakken er ondertekend moeten worden kan je ook de volgorde veranderen.  Dit doe je door rechtsboven het knopje ‘volgorde aanpassen’ aan te klikken. Om deze optie te kunnen gebruiken moeten er minimaal 2 gebruikers ondertekenen. Zodra je deze 2 gebruikers hebt gekoppeld aan een invoerveld verschijnt het kopje ‘volgnummer’ in elk invoervakje. Deze volgnummers geven de volgorde voor het ondertekenen aan.

Voorbeeld:

In dit voorbeeld moet Daniëlle van Dijk (1) als eerste ondertekenen. Zij ontvang hier een mail van. Zodra zij dit gedaan heeft krijgt Cheyenne van Dijk (2) automatisch de mail dat zij moet ondertekenen. Hierna ontvang Danielle van Dijk (3) weer een mail dat zij als laatst de paraaf moet zetten. Dan is de volgorde voltooid. Wanneer je 2 mensen op hetzelfde moment wilt laten tekenen geef je de gebruikers allebei hetzelfde nummer. Dus bijvoorbeeld gebruiker 1 moet ondertekenen en gebruiker 2 en 3 moeten een stempel zetten maar de volgorde maakt niet uit. Dan geef je gebruiker 1 het nummer 1 en gebruiker 2 en 3 het nummer 2. Dan zullen gebruiker 2 en 3 op hetzelfde moment de mail voor het ondertekenen ontvangen.

Naast de onderteken volgorde kan je er nu ook voor kiezen om taken te koppelen om daarmee de volgorde van het versturen te bepalen. Je wilt bijvoorbeeld 4 documenten laten ondertekenen maar document 3 en 4 mogen pas verstuurd worden als document 1 en 2 volledig zijn goedgekeurd en onderteken. Hoe doe je dit? Heel eenvoudig. Je maakt voor document 1 en 2 een taak aan en je maakt voor document 3 en 4 een taak aan zoals hieronder te zien is:

Als je met je muis op de taken gaat staan verschijnt er een vierkantje aan de linkerkant. Als je allebei de taken aanvinkt kan je ze aan elkaar koppelen. Er verschijnen daarna aan de rechterkant cijfertjes waarmee je de volgorde kan aangeven:

Wanneer je de taken verstuurd komen ze beide in 'in afwachting' te staan. Wanneer taak 1 is goedgekeurd en is voltooid word taak 2 verstuurd.