Vanuit Hix worden er veel e-mails automatisch verzonden. Voorheen was het niet mogelijk om deze e-mails zelf aan te passen. Door veel vraag van klanten hebben wij dit gebouwd en is het vanaf nu mogelijk om de standaard e-mails te personaliseren. Het gaat om de volgende e-mails:

Algemeen:

• Uitnodiging nieuwe gebruikers
• Uitnodiging omgevingsbeheerder

Aangiftes en documenten

• Ter informatie naar klant
• Ter informatie naar klant met betaalinstructie
• Ter akkoord naar klant
• Akkoord door klant
• Akkoord door klant met betaalinstructie
• Herinnering naar klant
• Geforceerde goedkeuring door collega
• Activatie machtiging
• Bevestiging aanvragen machtiging

Vraagposten

• Notificatieregel vraagposten
• Notificatieregel vragenlijst
• Vraag herinnering

Hoe werkt het

Het aanpassen van de e-mails kan alleen in het beheerdersportaal. Login in jouw SecureLogin omgeving, ga naar je beheerdersportaal en klik op instellingen. Onder het kopje ‘communicatie’ staan de email sjablonen.

Klik een van de in blauw gekleurde emailsjablonen aan en begin met het bewerken van jouw email. Als voorbeeld nemen we de eerste mail een uitnodiging voor een nieuwe gebruiker. Aan de rechterkant kan je aangeven op wie of wat de mail van toepassing moet zijn. 

Zoals je ziet in het voorbeeld kan je niet alleen het onderwerp, de aanhef en de tekst veranderen maar je kan ook aangeven of dit de mail is voor een klantgebruiker of een nieuwe collega. Links bovenin zie je in het blauw ‘variant 1’ staan. Je kan hiermee meerdere varianten voor een mail maken. Zo kan je bijvoorbeeld in mail maken voor een nieuwe collega en een andere variant van deze mail voor een klantgebruiker. Zelfs de tekst in de knoppen kan je veranderen door erop te klikken.

Niet alleen kan je verschillende varianten van de Nederlandse e-mails maken maar je kan ook die in het Engels aanpassen. Dit doe je door in het beginscherm van de Emailsjablonen op Engels te klikken.

Wanneer je een Email hebt aangepast komt er een groen nummer bij te staan die is afhankelijk van de hoeveelheid varianten die je hebt aangemaakt. Dit geeft niet alleen aan welke e-mails er al zijn aangepast maar dus ook hoeveel varianten hierop zijn.