Een mailtje ontvangen van je accountant? Zo werkt Hix

Je hebt een e-mail gekregen van je accountant of administratiekantoor met het verzoek om bijvoorbeeld een aangifte goed te keuren of een document te ondertekenen. Misschien weet je niet precies wat je nu moet doen. Geen zorgen — in dit artikel (en in de bijbehorende video) laten we je stap voor stap zien hoe het platform Hix werkt, het platform van waaruit deze e-mail is verstuurd.

Tip: bekijk de video bovenaan dit artikel voor een korte rondleiding. Hieronder vind je dezelfde uitleg om rustig na te lezen.

1. De e-mail herkennen

De e-mail is voorzien van het logo van jouw accountants- of administratiekantoor. In het bericht staat altijd duidelijk welke actie van je gevraagd wordt — bijvoorbeeld het goedkeuren van een btw-aangifte. De exacte tekst kan per kantoor iets verschillen, maar de strekking is steeds hetzelfde.

2. Aan de slag met je document

Wil je met het verzoek aan de slag? Klik dan in de e-mail op de knop om het document te bekijken. Je wordt dan naar de Hix-omgeving geleid waar de actie voor je klaarstaat.

3. Inloggen met een sms-code

Voor de veiligheid ontvang je een sms-code. Die wordt verstuurd naar het telefoonnummer dat bij je account bekend is bij jouw accountants- of administratiekantoor. Vul de code in om verder te gaan.

4. Je komt direct bij het juiste document

Na het inloggen word je meteen naar het document geleid waarvoor op dat moment een actie van je gevraagd wordt — in ons voorbeeld de btw-aangifte. Je kunt deze direct beoordelen en goedkeuren of ondertekenen.

5. Al je taken op één plek

Zodra je in je Hix-omgeving bent, kun je ook bij al je andere documenten. Klik daarvoor linksbovenin op Mijn taken. Per bedrijf zie je netjes welke acties er nog voor je openstaan.

Ben je bij meerdere bedrijven betrokken? Dan zie je per bedrijf welke documenten er nog op je wachten — bijvoorbeeld een document dat ondertekend moet worden of een aangifte die je nog moet goedkeuren.

Binnen je taken vind je een aantal tabbladen terug:

• Te doen — alle documenten die je nog moet afhandelen of waarop je nog moet reageren.
• Geschiedenis — alle documenten die je in het verleden al hebt verwerkt.
• Betalingen — een overzicht van de betaalstatus: wat je al betaald hebt en wat nog openstaat.

6. Betalingen regelen

Op het tabblad Betalingen zie je in de regel de btw-aangiften en loonaangiften, omdat dit de aangiften zijn die je via iDEAL kunt betalen. Je kunt de betaling rechtstreeks vanuit Hix doen.

Heb je een aangifte al eerder of handmatig betaald? Dan kun je deze hier zelf op handmatig betaald zetten, zodat je overzicht weer klopt.

7. Jouw vragen en op te leveren stukken

Bovenin vind je naast je taken ook het onderdeel Jouw vragen. Het kan namelijk zijn dat je kantoor aanvullende stukken bij je opvraagt — bijvoorbeeld ter voorbereiding van het jaarwerk of een aangifte.

Hier zie je onderwerpen waarop jij moet reageren, zoals:

• Ontbrekende facturen aanleveren — die kun je hier uploaden, zodat ze verwerkt kunnen worden.
• Een vragenlijst invullen — die loop je gewoon van begin tot eind door.

8. Je dossier

Tot slot vind je rechtsbovenin, bij de inbox, ook je dossier. Hierin vind je je documenten en stukken overzichtelijk terug.

Kom je er niet uit? Neem dan gerust contact op met je accountants- of administratiekantoor. Zij helpen je graag verder.