De volledige werkwijze in drie fasen — inclusief waar je in AFAS bepaalt dát de PDF (het akkoorddocument) wordt meegestuurd, zodat er nooit meer een document zonder PDF in Hix binnenkomt.
Voordat je begint — controleer dit
De accorderingswijze die je in AFAS kiest, moet exact overeenkomen met wat er in de service in Hix is ingesteld. Klopt dit niet, dan worden aangiftes niet of juist dubbel ingediend.
Op de machine waar je de aangifte klaarzet, moeten deze drie programma's geïnstalleerd zijn — anders kan AFAS het akkoorddocument (de PDF) niet aanmaken:
✓ Microsoft Word✓ Profit Communication Center✓ PDF Reader
Waar geef je aan dat de PDF mee moet?
Dit is het antwoord op de meest gestelde vraag De PDF die in Hix binnenkomt is het akkoorddocument (de akkoordverklaring). AFAS maakt die PDF alléén aan als je bij het klaarzetten van de aangifte een rapport (akkoordverklaring) selecteert — zie Fase 2, stap 5. Wordt er geen rapport geselecteerd, of staat er geen geschikt rapport ingesteld, dan komt het bericht zónder PDF binnen.
Het rapport moet eerst eenmalig zijn toegevoegd onder Fiscaal → Beheer → Instellingen → Algemeen → tabblad Rapportage ter accordering. Pas daarna kun je het bij het klaarzetten selecteren. Controleer ook of PDF Reader op de machine staat — zonder PDF Reader kan AFAS de PDF niet genereren.
Het rapport moet eerst eenmalig zijn toegevoegd onder Fiscaal → Beheer → Instellingen → Algemeen → tabblad Rapportage ter accordering. Pas daarna kun je het bij het klaarzetten selecteren. Controleer ook of PDF Reader op de machine staat — zonder PDF Reader kan AFAS de PDF niet genereren.
De werkwijze stap voor stap
Accorderingswijze instellen
Bepaal eerst wie de aangifte indient en kies de bijbehorende accorderingswijze:
| Wie dient in? | Accorderingswijze in AFAS | Wat wordt verstuurd |
|---|---|---|
| Hix dient in | Accorderingswijze 3 — Accorderen via externe portal (aangifte versturen via portal) | Akkoorddocument (.pdf) én aangiftebericht (.xbrl) |
| Profit dient in | Accorderingswijze 4 — Accorderen via externe portal (aangifte versturen via Profit) | Alleen het akkoorddocument (.pdf) |
Instellen in AFAS Profit:
- Ga naar Fiscaal en kies Client IB of Client VPB.
- Zoek de klant op in de lijst en dubbelklik erop.
- Dubbelklik in het tabblad Fiscaal op het juiste jaar.
- Ga naar het tabblad Bijzonderheden en stel de juiste accorderingswijze in.
Tip: in AFAS kun je de accorderingswijze ook in bulk aanpassen voor meerdere cliënten tegelijk.
Aangifte klaarzetten voor verzending
- Open de cockpit en ga naar de aangifte. Zorg dat het veld 'gecontroleerd en akkoord' nog leeg is.
- Vul de aangifte volledig in en kies daarna Sluiten.
- Vul nu de datum 'gecontroleerd en akkoord' in en sla op.
- Op de vraag of je de aangifte wilt klaarzetten voor het externe portaal: kies Ja.
Selecteer het gewenste rapport (akkoordverklaring) uit de lijst. Dit rapport is de PDF die naar Hix gaat — sla deze stap nooit over.
Staat het rapport er niet bij?Dan kun je niet verder accorderen. Voeg het rapport eenmalig toe via Fiscaal → Beheer → Instellingen → Algemeen → tabblad Rapportage ter accordering en klik op Nieuw om het juiste rapport (of een rapportenset) van het type IB/VPB toe te voegen. Daarna kun je het hier selecteren.- Open het rapport vanuit je downloads, zodat het in Word opent.
- Is het rapport compleet? Klik dan op de Profit-knop in Word.
- InSite opent. Vul eventuele verplichte kenmerken in en kies Aanmaken.
Na het klaarzetten maakt Profit een taak aan in de wachtrij (Accorderen extern). Zodra die succesvol is voltooid, krijgen het akkoorddocument (.pdf) en — bij wijze 3 — het aangiftebericht (.xbrl) de status Klaar om te verzenden.
Verzenden naar Hix
- Kies bij Fiscaal → Algemeen voor Aanmaken elektronisch bericht. Hierbij maakt AFAS de PDF (akkoorddocument) en/of het .xbrl-bestand aan.
- Kies bij Algemeen → Communicatieservice voor Verzenden en ontvangen. De bestanden worden nu vanuit het Postvak Uit naar Hix verzonden.
- De taak verschijnt nu in Hix bij de juiste klant — mits het BSN/fiscaal nummer correct is gevuld.
- Na het voltooien van de taak kies je opnieuw Verzenden en ontvangen. Hix stuurt dan een bericht terug aan AFAS, waarmee ook de status in AFAS correct wordt bijgewerkt.
Let op — timing tussen stap 1 en 2 Doe stap 1 en 2 niet te snel achter elkaar. AFAS moet de bestanden eerst klaarzetten voordat ze verzonden kunnen worden (normaal enkele seconden). In het communicatiebericht zie je of de bestanden er al staan. Beide stappen zijn ook te automatiseren in AFAS — let dan op dezelfde volgorde.
Probleemoplossing: er komt een document zónder PDF binnen
Loop deze punten van boven naar beneden na — dit zijn de meest voorkomende oorzaken:
| Mogelijke oorzaak | Oplossing |
|---|---|
| Bij het klaarzetten is geen rapport (akkoordverklaring) geselecteerd. | Herhaal Fase 2 en selecteer in stap 5 het juiste rapport. Zonder rapport wordt er geen PDF aangemaakt. |
| Er is geen geschikt rapport ingesteld onder Rapportage ter accordering. | Voeg het rapport van het type IB/VPB toe via Fiscaal → Beheer → Instellingen → Algemeen → Rapportage ter accordering → Nieuw. |
| PDF Reader ontbreekt op de machine. | Installeer PDF Reader (naast Word en het Profit Communication Center). Zonder PDF Reader kan AFAS de PDF niet genereren. |
| De gekozen accorderingswijze past niet bij wat in Hix is ingesteld. | Controleer of de accorderingswijze (3 of 4) overeenkomt met de service-instelling in Hix — zie Fase 1. |
Een al klaargezette aangifte nog aanpassen
Staat de aangifte al ter accordering, maar moet er nog iets wijzigen? Omdat de akkoordverklaring dan niet meer klopt, verwijder je die eerst:
- Verwijder het akkoorddocument (de PDF) van het externe portaal.
- Geef de aangifte vrij.
- Pas de aangifte aan.
- Maak een nieuwe akkoordverklaring aan en zet die opnieuw klaar (Fase 2 en 3).