Welkom bij deze handleiding voor het inrichten van de VisionPlanner Compilation service voor beheerders. Dit artikel beschrijft de stappen die nodig zijn om de technische verbinding tussen VisionPlanner Compilation en Hix tot stand te brengen, specifiek gericht op het klaarstomen van de service voor gebruik, inclusief ondertekening.
Stap 1: VisionPlanner Compilation Service Toevoegen en Configureren in Hix
De eerste stappen vinden plaats binnen het beheerdersportaal van Hix.
1.1. Service Toevoegen
- Navigeer naar het beheerdersportaal en ga naar het menu "Services".
- Kies vervolgens voor "Service toevoegen".
- Onder de sectie "Publicatiestukken" zie je al "VisionPlanner Compilation" staan. Je kunt er ook op zoeken.
- Klik op de tegel en vervolgens op "Installeer" om de service aan je omgeving toe te voegen.
1.2. Voorkeuren Instellen
- Alle gebruikstoestemming:
- Staat standaard op "niets", wat betekent dat je per taak kunt kiezen of deze geïnformeerd, ondertekend of goedgekeurd moet worden.
- Je kunt er ook voor kiezen om alles wat uit Compilation komt standaard te laten goedkeuren en/of informeren door deze permissies vooraf in te stellen.
- Koppeling met de Kamer van Koophandel (KvK):
- Staat standaard op "geen".
- Indien er XBRL-documenten (of PDF's) uit VisionPlanner Compilation komen, kun je hier kiezen of Hix deze handmatig of automatisch deponeert.
- Belangrijk: Stem dit af met VisionPlanner, aangezien zij ook kunnen deponeren. Als Hix deponeert, hoeft VisionPlanner het niet te doen en vice versa.
- Goedkeuringsvoorkeuren:
- Deze instelling is relevant wanneer je een stuk uit Compilation naar meerdere klantgebruikers stuurt die de permissie "goedkeuren" hebben.
- Standaard staat de instelling op "Alle gebruikers moeten goedkeuren", wat betekent dat alle gevraagde gebruikers daadwerkelijk moeten goedkeuren.
- Je kunt er ook voor kiezen dat "tenminste één" van de gevraagde gebruikers hoeft goed te keuren.
- Automatisch naar klantgebruikers:
- Deze setting staat standaard uit.
- Indien ingeschakeld, en Hix op basis van je instellingen of voorgaande taken al weet wat er met een taak moet gebeuren, dan wordt deze direct naar de klant gestuurd zonder verdere interactie.
- Het advies is om deze optie initieel uit te laten staan, vooral als er nog handtekeningen gezet moeten worden of als je nog iets met stempels wilt doen. Je kunt deze inschakelen als alle instellingen en handtekeningen correct zijn.
1.3. Service Configureren (Verbinding maken) Dit is de stap om de daadwerkelijke verbinding met VisionPlanner te maken.
- Klik op"Configureer"
- Je wordt mogelijk gevraagd om in te loggen in VisionPlanner. Log in met een gebruiker die toegang heeft tot alle klanten en dossiers waarvoor je de service wilt gebruiken.
- Zet het vinkje aan om Hix ondertekenen toegang te geven tot je VisionPlanner omgeving. Hiermee maak je Hix je externe portaal voor ondertekening.
- Klik op "Geef toegang".
- De configuratie in Hix is nu voltooid.
Stap 2: Instellingen Aanpassen in VisionPlanner
Na de configuratie in Hix zijn er nog enkele belangrijke instellingen die in VisionPlanner moeten worden aangepast.
2.1. Cloudopslag Koppelen Een koppeling met cloudopslag is essentieel, vooral in combinatie met ondertekening.
- Ga in VisionPlanner naar "Beheer partner".
- Onder "Externe koppelingen" vind je het gedeelte voor "Cloudopslag".
- Controleer of er al een koppeling, bijvoorbeeld met SharePoint, aanwezig is. Zo niet, dan dien je deze hier toe te voegen, aangezien je een locatie nodig hebt om de bestanden op te slaan.
2.2. Instellingen Samensteldossier (Tabblad Compilation) Deze instellingen zijn cruciaal voor het werken met VisionPlanner Compilation en ondertekening via een extern portaal.
- Ga naar "Beheer partner" en vervolgens naar "Instellingen samensteldossier".
- Navigeer naar het tabblad "Compilation".
- Zet de volgende twee vinkjes aan:
- "Gebruik maken van extern portaal": Dit zorgt ervoor dat de optie voor externe ondertekening verschijnt in je dossier. Zonder dit vinkje zul je de optie niet zien.
- "Digitale ondertekenaars gebruiken voor extern portaal": Dit zorgt ervoor dat de klantgebruikers die op de klantenkaart zijn aangemaakt, ook daadwerkelijk degenen zijn die gaan ondertekenen.
Conclusie
Zodra je alle bovenstaande stappen in zowel Hix als VisionPlanner hebt voltooid, is de koppeling succesvol gemaakt. Je bent nu technisch gezien klaar om te werken met VisionPlanner Compilation in combinatie met ondertekening in Hix.