Met onze Exact Online API service voor Hix Questions kun je op basis van condities volledig geautomatiseerd vraagposten laten aanmaken en up-to-date houden. Doordat we de API van Exact gebruiken, is het niet langer nodig om vraagposten aan te maken met onze browser extensie. 

De voordelen van deze service:

• Geen extensie meer nodig, en daarmee minder foutgevoelig
• Het proces is volledig geautomatiseerd, vragen worden continu in sync gehouden
• Je kunt verschillende condities definiëren voor verschillende grootboekrekeningen
• Vragen worden automatisch gesloten indien ze niet meer aan de conditie voldoen

De service installeren

1. Log in op jouw Hix account en ga naar het beheerdersportaal
2. Ga naar 'Services' en kies voor '+ Service toevoegen' 
3. Kies onder de sectie Vraagposten voor 'Exact Online API' en kies voor 'installeer'
4. Klik op de knop 'Configureer' om te authenticeren. Log in met een account welke rechten heeft op de administraties waarvoor je vraagposten wil gaan aanmaken.

Indien je ook gebruik maakt van de Exact Online service voor aangiftes, dan is deze stap niet nodig en zie je direct een groene melding. 

De voorkeuren instellen

Nadat je in de service op configureer hebt geklikt, zie een groene melding. Nu kun je je voorkeuren, oftwel condities, gaan instellen. Je stelt condities in op één of meerdere grootboeknummers. Om een nieuwe conditie aan te maken klik je op het + symbool. Vervolgens vul je de volgende velden van links naar rechts in. 

1. Grootboek: Vul hier één of meerdere grootboeknummers in. Je vult deze door het nummer in te vullen, en vervolgens op enter te klikken. Vul hier alle grootboeknummers voor deze specifieke conditie. 
2. Bedrag: Vul hier in of je wil filteren op alleen positieve of alleen negatieve bedragen. Indien je beiden wil, dan kun je beiden selecteren, of het veld leeg laten. 
3. Mininum dagen sinds aanmaak: Hier vul in hoeveel dagen na aanmaken van de post je deze wil aanmerken als vraagpost. Als je bijvoorbeeld wil dat er een vraagpost wordt aangemaakt als de post langer dan een week op deze grootboekrekening staat, dan vul je hier '7' in. Indien je wil dat alles direct wordt aangemaakt, dan laat je het veld leeg. 
4. Maximum dagen sinds aanmaak: Hier vul je het maximaal aantal dagen na aanmaak. Als je bijvoorbeeld wil dat er een vraagpost niet meer  wordt aangemaakt als de post langer dan 90 dagen geleden is aangemaakt, dan vul je hier '90' in. Indien geen maximum wil, dan laat je het veld leeg. 
5. Status: Geef hier aan of je wil filteren op de status in Exact, het gaat om de statussen: open, geselecteerd, verwerkt en afgeletterd. Deze laatste status staat standaard uit. Indien je alles statussen wil, dan kun je alles selecteren, of het veld leeg laten. 
6. Type: Geef hier aan of je wil filteren op type. Je kunt er één of meerdere selecteren. Dit zijn de types zoals in Exact bekend. Indien je niet wil filteren op specifieke types, dan laat je het veld leeg
7. Ontbrekend factuurtype. Iedere vraag in Hix is van type 'inkoop' of 'verkoop'. Standaard worden vragen als type inkoop aangemaakt, dit kun je wijzigen naar verkoop indien van toepassing op deze conditie.

Indien je verschillende condities wil aanmaken, dan klik je opnieuw op het + symbool om een nieuwe regel aan te maken. 

Bedrijven koppelen

Op het hoofdscherm van de service kun je zien voor welke administraties te service actief is. Om bedrijven te koppelen klik je op de knop 'bedrijven koppelen'. Hier selecteer je links het bedrijf in Hix, en rechts de bijbehorende administratie uit Exact. Doe dit voor alle administraties waarvoor je de service wil gebruiken. Je kunt hier op ieder moment nieuwe administraties aan toevoegen. 

Het inrichten van de service is hiermee gereed. Hix synct ieder uur met Exact om te kijken welke posten er voldoen aan de ingestelde condities. Hiervoor maken we vraagposten aan. Indien een eerder aangemaakte vraagpost niet meer voldoet, dan markeren we deze als voltooid, zodat de klant deze niet meer hoeft te beantwoorden.