Wat doet de koppeling?

Met de koppeling tussen Radar360 en Hix synchroniseer je relaties, personen en documenten vanuit Radar360 naar Hix. Bedrijfsinformatie zoals adres, KvK-nummer en BTW-nummer hoef je niet meer dubbel in te voeren, en je laat PDF-documenten via Hix digitaal ondertekenen. De ondertekende documenten en bijbehorende statussen komen vervolgens automatisch terug in Radar360.

Voor accountantskantoren die Radar360 als CRM gebruiken betekent dit een gestroomlijnd proces: relatiebeheer en documentadministratie blijven centraal in Radar360, terwijl je klanten via Hix op een veilige en gebruiksvriendelijke manier documenten kunnen inzien en ondertekenen.

Goed om te weten: voor het gebruik van deze koppeling is een Radar360-licentie voor de Hix-koppeling vereist. Heb je die nog niet? Neem dan eerst contact op met de servicedesk van Radar360.

In het kort: wat doe je in welke applicatie?

De koppeling raakt zowel Hix als Radar360. Globaal verloopt het inrichten zo:

1. In Hix — maak een API-token aan en zoek de juiste groep-ID's op (klantgroep en medewerkersgroep).
2. In Radar360 — voer die gegevens in onder Beheer → Koppelingen en activeer de koppeling.
3. Terug in Hix — registreer de webhook van Radar360, zodat ondertekeningsstatussen terugvloeien.
4. Per relatie in Radar360 — vink de koppeling met Hix aan op de bedrijfs- of persoonkaart, zodat de gegevens worden gesynchroniseerd.

Hieronder lopen we elk van deze stappen door.

Stap 1 — Voorbereiding in Hix

Voordat je in Radar360 de koppeling kunt configureren, heb je drie gegevens uit Hix nodig: een API-token, een klantgroep-ID en een medewerkersgroep-ID.

1a. Maak een API-token aan

1. Open in Hix het Beheerdersportaal.
2. Ga naar Instellingen → Toegang → API.
3. Klik op het + om een nieuw token aan te maken.
4. Kopieer het token — je hebt het zo nodig in Radar360.

Tip: bewaar het token op een veilige plek. Lekt het token, draai het dan in Hix in en maak een nieuwe aan.

1b. Zoek het ID van de klantgroep op

1. Ga in het Beheerdersportaal naar Groepen → Extern.
2. Open de juiste klantgroep.
3. Het ID van de groep staat in de URL, bijvoorbeeld: https://{subdomein}.hixportal.com/manage/groups/1234/overview

Het cijfer waar in dit voorbeeld 1234 staat, is het klantgroep-ID. Noteer het.

1c. Zoek het ID van de medewerkersgroep op

1. Ga in het Beheerdersportaal naar Groepen → Intern.
2. Open de gewenste interne groep.
3. Het ID staat opnieuw in de URL, in hetzelfde format als bij de klantgroep.

Noteer ook dit ID.

Subdomein — bij het invullen in Radar360 heb je ook je Hix-subdomein nodig. Dit is het deel van de URL vóór .hixportal.com (of .securelogin.nu). Vul alleen dat eerste stukje in, dus zónder https:// en zonder een / aan het einde.

Stap 2 — Activeer de koppeling in Radar360

Met de gegevens uit stap 1 ga je aan de slag in Radar360. De volledige instructie staat in het Radar360-artikel over de Hix-koppeling; de hoofdlijn:

1. Ga in Radar360 naar Beheer → Koppelingen → Koppelingen → Tabblad Synchronisatie.
2. Klik op het Hix-logo.
3. Vul in het instellingenscherm:
   • Subdomein — het subdomein van je Hix-omgeving.
   • Sleutel — het API-token uit stap 1a.
   • ID van de klantgroep — het ID uit stap 1b.
   • ID van de medewerkersgroep — het ID uit stap 1c.

4. Bepaal hoe Radar360 met Hix moet omgaan via drie aanvullende opties:

   • Gebruik van tags — overschrijft bestaande tags in Hix met de tags uit Radar360.
   • Eigen bedrijf voor hoofdpersonen — of
   • BSN van hoofdpersonen op een Hix-bedrijf zetten — of

   De laatste twee opties sluiten elkaar uit; je kunt er maximaal één tegelijk aanzetten.

5. Sla op en klik op Activeren om de koppeling actief te maken.

Optioneel: stel via het hamburgermenu in welke beheerder een notificatie krijgt als er een synchronisatiefout optreedt.

Stap 3 — Registreer de webhook in Hix

Om in Radar360 te kunnen zien wanneer een document door de klant is ondertekend, moet Hix die status terugmelden. Daarvoor zet je eenmalig een webhook klaar in Hix.

1. In Radar360, open opnieuw het instellingenscherm van de Hix-koppeling (Beheer → Koppelingen → Synchronisatie → Hix).
2. Onderaan staat het veld Webhook. Klik op het kopieer-icoon om de URL te kopiëren.
3. Open in Hix het Beheerdersportaal en ga naar Instellingen → Toegang → Webhooks.
4. Klik rechtsboven op het + om een webhook toe te voegen.
5. Plak de gekopieerde URL in het veld URL.
6. Selecteer als activiteiten:
   • Taak status gewijzigd
   • Invulvlak toegepast op bestand
7. Klik op Opslaan.

Vanaf nu meldt Hix elke wijziging op deze activiteiten terug aan Radar360.

Stap 4 — Koppel relaties vanuit Radar360

De koppeling staat — nu kun je per relatie aanvinken dat die ook in Hix beheerd moet worden.

1. Open in Radar360 een bedrijf, familie of persoon.
2. Klik op het hamburgermenu → Koppelingen.
3. Vink Hix aan.

Wat er gebeurt:

• Het koppelen van een bedrijf of familie maakt in Hix een bedrijf aan.
• Het koppelen van een persoon maakt in Hix een gebruiker aan, met toegang tot het bovenliggende bedrijf of de familie.
• Het koppelen van een hoofdpersoon maakt in Hix een bedrijf aan met persoonsgegevens (zoals het BSN-nummer), en geeft de persoon zelf toegang tot dat bedrijf.

Treedt er een fout op tijdens de synchronisatie? Dan ontvangt de ingestelde beheerder daarvan een notificatie (mits dat is geconfigureerd in stap 2).

Welke gegevens worden gesynchroniseerd?

Radar360 is leidend voor de meeste velden. Onderstaande tabel laat zien wat er vanuit Radar360 in Hix terechtkomt:

Let op: Radar360 is leidend. Bij elke synchronisatie kunnen velden in Hix worden overschreven of leeggemaakt, zelfs als ze in Hix zelf zijn ingevuld. Pas wijzigingen op deze velden daarom altijd aan in Radar360.

Synchronisatie van personen — wat is verplicht?

Om een persoon te kunnen synchroniseren, moeten in Radar360 deze velden ingevuld zijn:

• Een geldig e-mailadres — een e-mailadres mag in Hix maar één keer voorkomen als loginaccount.
• Een geldig mobiel telefoonnummer — het veld Mobiel 1 wordt hiervoor gebruikt.

Ontbreekt één van deze velden, dan slaat de synchronisatie de persoon over en verschijnt er een fout in het synchronisatielogboek.

Heb je al bedrijven in Hix staan?

Belangrijk: bedrijven die al in Hix bestaan worden niet automatisch herkend wanneer je de koppeling activeert. Hix kijkt namelijk naar het veld Interne klant ID om te bepalen of een bedrijf al bestaat — staat dat veld leeg, dan probeert de koppeling een nieuw bedrijf aan te maken, met als gevolg dubbele records (of een foutmelding als de naam al bestaat).

Heb je een bestaande Hix-omgeving en wil je de koppeling gaan gebruiken? Doe dan eerst dit:

1. Exporteer in Hix de lijst van bedrijven naar CSV.
2. Controleer in kolom E (Internal_client_id) of de juiste relatiecode uit Radar360 staat.
3. Vul ontbrekende waarden aan vanuit Radar360.

Pas daarna is het veilig om de koppeling per bedrijf te activeren.

Een grote, bestaande Hix-omgeving in bulk koppelen vraagt om een gerichte aanpak. Neem in dat geval contact op met de servicedesk van Radar360 voor een consultancy-traject.

Documenten uploaden en laten ondertekenen

Documenten vanuit Radar360 naar Hix sturen

Een document dat je in Radar360 hebt aangemaakt, kun je naar Hix uploaden voor goedkeuring of inzage:

1. Open of maak een document in Radar360 zoals je gewend bent.
2. Klik op Uploaden — in de tabelweergave via het contextmenu (rechtermuis), of via het hamburgermenu op de kaartweergave.
3. Kies in de popup welke contactpersoon van de relatie het document moet ontvangen en welke actie eraan hangt.
4. Bevestig.

Het document verschijnt vervolgens als taak in Hix Docs voor de gekozen ontvanger.

Let op: de SharePoint-locatie van het document wordt niet meegestuurd naar Hix.

Digitaal laten ondertekenen vanuit Radar360

Voor digitale ondertekening van een PDF gebruik je Hix Signing:

1. Zorg dat het document is gebaseerd op een Word-sjabloon met Hix-ankers (vraag bij Radar360 naar de sjabloon-instructie).
2. Kies in Radar360 voor PDF maken op het document.
3. Vink Ondertekenen met Hix signing aan.
4. Selecteer per ondertekenaar een naam uit de lijst (contactpersonen van de relatie staan bovenaan, daarna medewerkers).
   • Een ondertekenaar kan maar één keer worden geselecteerd.
   • Een e-mailadres mag maar één keer worden gebruikt.
5. Sla op. De PDF wordt aangemaakt en aangeboden aan Hix Signing.

De ondertekeningsstatus volgen

In Radar360 zie je via de optie Hix Signing status (rechts­klik of hamburgermenu op het document) of de klant het document heeft geopend, ondertekend of nog moet ondertekenen.

Let op: een ondertekend document komt slechts voor één bestand tegelijk terug naar Radar360. Het is dus niet mogelijk om meerdere bestanden in één ondertekenflow terug te ontvangen.

Document in Hix uploaden en terug naar Radar360

Het kan ook andersom: een PDF die je rechtstreeks in Hix uploadt, kan in Radar360 worden ingelezen. Stel daarvoor in Radar360 onder Beheer → Koppelingen de aanvullende documentinstellingen in (rubrieken, documenttype, eventueel notificaties voor relatiebeheerder en/of declarant). Daarna upload je in Hix Docs het PDF-bestand op het juiste bedrijf, en wordt het automatisch ingelezen in Radar360.

Niet ondersteund: een document uploaden vanuit Radar360 en daarna in Hix de ondertekenankers plaatsen. Wil je in Hix zelf ankers plaatsen? Upload het document dan rechtstreeks in Hix en dien het daarna in voor goedkeuring of ondertekening. Het komt — als de relatie gekoppeld is — automatisch terug in Radar360.

Automatisch afhandelen van fiscale taken

Voor een aantal taaktypen in Hix kun je in Radar360 instellen dat de bijbehorende periodieke taak automatisch wordt afgehandeld of bijgewerkt:

• ICP-aangifte (knop naar Hix beschikbaar)
• BTW-aangifte (knop naar Hix beschikbaar)
• VPB-aangifte
• IB-aangifte
• Loonbelasting
• Dividendbelasting (knop naar Hix beschikbaar)
• Publicatiedocument (knop naar Hix beschikbaar)

Je configureert dit in Radar360 onder Beheer → Koppelingen → Synchronisatie per taaktype. Voor de taken waarbij dit beschikbaar is, kun je ook een knop laten verschijnen op de openstaande Radar360-taak om direct naar de bijbehorende Hix-taak te springen.

Veelvoorkomende foutmeldingen

Veelgestelde vragen

Welke velden zijn leidend vanuit Radar360? Onder andere KvK-, BTW-, RSIN- en BSN-nummers worden bij elke synchronisatie opnieuw vanuit Radar360 ingelezen. Zijn velden in Radar360 leeg, dan kunnen die in Hix bij de volgende sync worden geleegd. Pas deze velden dus altijd aan in Radar360.

Mag ik gegevens in Hix nog handmatig aanpassen? Voor de velden die door de koppeling worden beheerd: nee — die worden bij de volgende synchronisatie overschreven. Voor velden waar Radar360 geen waarde voor levert (zoals het LH-nummer), beheer je de gegevens gewoon in Hix.

Wat doe ik als een tag uit Radar360 langer is dan 20 tekens? Hix kort die automatisch in tot 20 tekens. Houd er rekening mee dat in Hix maximaal vijf tags per relatie kunnen staan; meer dan dat past niet.

Een persoon wordt niet gesynchroniseerd. Wat kan er fout zijn? Controleer of de persoon in Radar360 zowel een geldig e-mailadres als een geldig mobiel nummer (Mobiel 1) heeft, en of het e-mailadres niet al bij een andere Hix-gebruiker in gebruik is.

Welke acties van de koppeling zie ik terug in Hix? Onder Recente activiteiten in Hix staan acties van de koppeling vermeld als "… toegevoegd door Systeem" of "… verwijderd door Systeem". Dat is dus de koppeling die actief is.

Mijn ondertekend document komt niet terug in Radar360. Controleer of de webhook (stap 3) goed staat ingesteld en of beide activiteiten — Taak status gewijzigd en Invulvlak toegepast op bestand — zijn geselecteerd. Zonder die webhook ontvangt Radar360 geen statusmeldingen.

Hulp nodig?

Loop je vast tijdens het inrichten of werkt de synchronisatie niet zoals je verwacht? Stuur een bericht naar support@hellohix.com met de naam van je Hix-omgeving (subdomein) en — indien beschikbaar — een screenshot van het synchronisatielogboek in Radar360. We helpen je graag verder.

Voor de exacte Radar360-kant van de inrichting verwijzen we je naar het Radar360-supportartikel: Koppelingen – Hix.