Wat doet de koppeling?

Met de koppeling tussen AdminPulse en Hix synchroniseer je relaties en gebruikers vanuit AdminPulse naar Hix, deel je documenten met je klanten via het Hix-portaal en laat je — als Hix Signing actief is — documenten digitaal ondertekenen. Ondertekende documenten en hun statussen komen automatisch terug in AdminPulse.

Voor accountantskantoren die AdminPulse als kantoorautomatisering gebruiken betekent dit dat je relatiebeheer en documentadministratie centraal in AdminPulse blijft, terwijl je klanten via Hix op een veilige en gebruiksvriendelijke manier documenten kunnen inzien en ondertekenen.

In het kort: wat doe je in welke applicatie?

De koppeling raakt zowel Hix als AdminPulse. Grofweg ziet de inrichting er zo uit:

1. In Hix — maak een API-token aan en zoek het ID van je klantgroep op.
2. In AdminPulse — voer die gegevens in onder Instellingen → Softwarekoppelingen → HIX.
3. In Hix (alleen bij Hix Signing) — registreer de webhook van AdminPulse zodat ondertekenstatussen terugvloeien.
4. Per relatie in AdminPulse — kies bij Accountant info → Software andere voor HIX, zodat de gegevens worden gesynchroniseerd.

Hieronder lopen we elk van deze stappen door.

Stap 1 — Voorbereiding in Hix

Voordat je in AdminPulse de koppeling kunt configureren, heb je twee gegevens uit Hix nodig: een API-token en een klantgroep-ID. Daarnaast heb je je Hix-subdomein nodig.

1a. Bepaal je subdomein

Je subdomein is het deel van je Hix-URL vóór .hixportal.com of .securelogin.nu. Voorbeelden:

• https://jouwbedrijf.hixportal.com → subdomein is jouwbedrijf
• https://jouwbedrijf.securelogin.nu → subdomein is jouwbedrijf

Vul alleen dat eerste stuk in, dus zonder https:// en zonder een / aan het einde.

1b. Maak een API-token aan

1. Open in Hix het Beheerdersportaal.
2. Ga naar Instellingen → Toegang → API.
3. Klik op het + om een nieuw API-token aan te maken.
4. Kopieer het token direct na het aanmaken — je kunt het later niet meer volledig inzien.

Tip: bewaar het token op een veilige plek. Lekt het token? Trek het in Hix in en maak een nieuw token aan.

1c. Zoek het klantgroep-ID op

1. Open in Hix het Beheerdersportaal → Groepen.
2. Open de juiste klantgroep.
3. Het ID staat in de URL, bijvoorbeeld: https://{subdomein}.hixportal.com/manage/groups/1234/overview

Het cijfer (1234 in het voorbeeld) is het klantgroep-ID. Noteer het.

Stap 2 — Activeer de koppeling in AdminPulse

Met de drie gegevens uit stap 1 ga je naar AdminPulse om de koppeling te activeren:

1. Open in AdminPulse Instellingen → Softwarekoppelingen.
2. Zoek HIX in de lijst en klik op Connect.
3. Vul in:
   • Domein / subdomein — je Hix-subdomein uit stap 1a.
   • API-sleutel — het token uit stap 1b.
   • Client Group ID — het klantgroep-ID uit stap 1c.
4. Sla op.

Vanaf nu is de koppeling actief en kan AdminPulse relaties en documenten naar Hix sturen.

Stap 3 — Hix Signing activeren (optioneel)

Wil je documenten via Hix ook digitaal laten ondertekenen? Dan activeer je Hix Signing via dezelfde koppeling.

Belangrijk: Hix Signing werkt alleen wanneer de Hix-koppeling al is ingesteld. Bovendien kan er per AdminPulse-omgeving slechts één digitale handtekeningprovider tegelijk actief zijn. Heb je nu nog een andere provider geconfigureerd? Verwijder die eerst.

3a. Vink Hix Signing aan in AdminPulse

1. Open in AdminPulse opnieuw de configuratiepagina van de Hix-koppeling.
2. Vink Gebruik HIX als digitale handtekening integratie partner aan.
3. Op deze pagina verschijnt nu een Callback-URL voor de webhook — die heb je in stap 3b nodig.

3b. Registreer de webhook in Hix

Zonder webhook kan AdminPulse niet zien wanneer een klant een document heeft ondertekend, en wordt het getekende document niet automatisch teruggeplaatst.

1. Klik in AdminPulse op de link HIX Webhook settings om direct naar Hix te navigeren (of ga handmatig naar Beheerdersportaal → Instellingen → Toegang → Webhooks).
2. Klik rechtsboven op het + om een webhook toe te voegen.
3. Plak de Callback-URL uit AdminPulse in het veld URL.
4. Kies als activiteit: Taak status gewijzigd.
5. Sla op.

Vanaf nu meldt Hix elke statuswijziging op een ondertekenverzoek terug aan AdminPulse.

Stap 4 — Relaties koppelen vanuit AdminPulse

De koppeling staat — nu kun je per relatie aangeven dat die ook in Hix beheerd moet worden.

1. Open in AdminPulse een relatie.
2. Ga naar de sectie Accountant info.
3. Kies in het veld Software andere de optie HIX.

Na het aanvinken zie je naast de naam Hix bij Software andere een icoon met twee pijlen verschijnen — dat geeft aan dat de relatie is gekoppeld.

Tip: dit kan handmatig per relatie, maar ook in bulk via de globale actie Veld aanpassen in Relatiedossiers → Relaties. Handig voor het in één keer omzetten van meerdere klanten.

Vanaf het moment dat een relatie gekoppeld is, controleert AdminPulse bij elke wijziging of er nieuwe of gewijzigde gegevens naar Hix gestuurd moeten worden. Je hoeft de synchronisatie dus niet handmatig te triggeren.

Wat wordt er gesynchroniseerd?

Er zijn vier soorten synchronisaties mogelijk:

• Bedrijven — als afzonderlijke entiteit in Hix (zie mapping hieronder).
• Personen — als klantgebruiker in Hix, toegevoegd aan de klantgroep waarvan je het ID hebt ingevoerd in stap 2.
• Eenmanszaken — zowel als bedrijf als als klantgebruiker in Hix, en in Hix automatisch aan elkaar gekoppeld.
• Gelinkte relaties — koppel je in AdminPulse een persoon als contactpersoon aan een bedrijf, dan worden beide in Hix aangemaakt (als ze nog niet bestaan) en aan elkaar gekoppeld. Hetzelfde geldt voor een eenmanszaak die je aan een bedrijf koppelt: de gebruiker van de eenmanszaak wordt aan het bedrijf gekoppeld.

Let op: contactpersonen worden alleen naar Hix gesynchroniseerd als bij de gekoppelde relatie in AdminPulse het vinkje is portaalgebruiker aanstaat.

Veldenmapping

Onderstaande tabellen laten zien welk AdminPulse-veld op welk Hix-veld terechtkomt.

Voor bedrijven

Belangrijk over het loonheffingennummer: het moet in het juiste formaat staan, anders mislukt de synchronisatie. Toegestaan: xxxxxxxxx of xxxxxxxxxLxx, waarbij elke x een cijfer is.

Goed om te weten: het e-mailadres van een bedrijf wordt niet naar Hix gesynchroniseerd. E-mailadressen lopen via de gebruikers (zie hieronder).

Voor gebruikers

De gebruiker wordt automatisch aangemaakt als klantgebruiker en gekoppeld aan de klantgroep die je in stap 2 hebt ingevoerd. De groep is daarna alleen nog via Hix zelf aan te passen — niet meer via de API of AdminPulse.

Heb je in AdminPulse de optie Send an email to new HIX user aangevinkt? Dan ontvangt de nieuwe gebruiker automatisch een welkomstmail zodra hij in Hix wordt aangemaakt.

Snel doorklikken van AdminPulse naar Hix

Bij een gekoppelde relatie verschijnt in AdminPulse onder externe links een Hix-icoon. Een klik daarop opent in een nieuw tabblad direct de juiste relatie in Hix, bijvoorbeeld:

https://jouwsubdomein.hixportal.com/manage/companies/HIXID/overview

Zo wissel je snel tussen relatiebeheer (AdminPulse) en de klantomgeving (Hix).

Documenten delen via het Hix-portaal

Naast relatie-synchronisatie kun je via de koppeling ook documenten naar Hix sturen, zodat je klanten ze in het portaal kunnen inzien (en — afhankelijk van het bestandstype — moeten goedkeuren).

Voorwaarden voor het synchroniseren van een document

Voor een succesvolle document-synchronisatie moeten vier zaken op orde zijn:

1. De Hix-koppeling moet actief zijn (stap 1 en 2 doorlopen).
2. De relatie aan het document moet al gesynchroniseerd zijn met Hix. Zijn er meerdere relaties aan een document gekoppeld? Dan wordt het document alleen doorgestuurd voor de relaties die al gesynchroniseerd zijn. Is geen van de gekoppelde relaties gesynchroniseerd, dan gaat het document niet naar Hix.
3. Het documenttype in AdminPulse moet zijn gekoppeld aan een bestandstype in Hix. Die koppeling leg je in AdminPulse onder Softwarekoppelingen → HIX. Per bestandstype geef je in Hix aan of de klant moet goedkeuren of dat het document alleen ter informatie wordt gedeeld.
4. De optie "Publiek op portaal" moet aanstaan voor het document. Dat vink je aan in het documentenscherm.

Tip: bestandstypen maak je zelf aan in Hix via de handmatige taken in het beheerdersportaal. Per type bepaal je het gewenste gedrag (goedkeuring vereist of niet).

Wat gebeurt er bij wijzigingen aan een document?

Houd hier rekening mee als je iets aanpast: alleen vervanging van het bestand zelf (of de zichtbaarheidsvlag) leidt tot een wijziging in Hix.

Documenten laten ondertekenen via Hix Signing

Met Hix Signing geactiveerd kun je documenten vanuit AdminPulse digitaal laten ondertekenen.

Voorwaarden

• Hix Signing moet zijn geactiveerd in de koppeling (zie stap 3).
• De ondertekenaar moet bekend zijn in Hix — via een eerdere synchronisatie of via een unieke e-mailmatch. Is dat niet het geval, dan krijg je een foutmelding bij het versturen.
• Het document wordt als PDF verwerkt — andere formaten worden eerst omgezet.

Hoe wordt de ondertekenlocatie bepaald?

Je kunt anchors in het document plaatsen om aan te geven waar de handtekening moet komen. Heb je geen anchors gebruikt? Dan voegt AdminPulse bij het versturen automatisch handtekeningvelden toe op een lege pagina aan het einde van het document.

Statussen tijdens het ondertekenproces

Synchronisaties en fouten opvolgen

In AdminPulse vind je onder Synchronisaties een overzicht van:

• Welke relaties recent zijn gesynchroniseerd (en of dat is geslaagd).
• De voortgang van openstaande ondertekenverzoeken.
• Fouten die zijn opgetreden bij het synchroniseren, inclusief eventuele meldingen die je verder helpen.

Houd dit scherm bij de hand als een sync niet werkt zoals verwacht.

Veelvoorkomende problemen

Een relatie wordt niet gesynchroniseerd. Controleer of bij de relatie in Accountant info → Software andere de optie HIX is gekozen. Zonder die instelling stuurt AdminPulse niets naar Hix.

Een contactpersoon verschijnt niet in Hix. Controleer of bij de gekoppelde relatie het vinkje is portaalgebruiker is aangezet in AdminPulse. Zonder dat vinkje wordt de contactpersoon niet meegenomen.

De synchronisatie van een bedrijf faalt op het loonheffingennummer. Controleer het formaat van het LH-nummer in AdminPulse. Het moet zijn: xxxxxxxxx of xxxxxxxxxLxx (alleen cijfers, eventueel met L gevolgd door twee cijfers).

Mijn API-token werkt niet. Maak een nieuw token aan in Hix via Beheerdersportaal → Instellingen → Toegang → API → +, en vervang het in AdminPulse. Vergeet niet dat een token na aanmaken niet meer volledig zichtbaar is — kopieer het direct.

Een document komt niet in Hix terecht. Loop de vier voorwaarden af: koppeling actief, relatie gesynchroniseerd, documenttype gekoppeld aan een Hix-bestandstype, en Publiek op portaal aangevinkt.

Een ondertekend document komt niet terug in AdminPulse. Controleer of de webhook (stap 3b) goed staat ingesteld in Hix en of de activiteit Taak status gewijzigd is geselecteerd. Zonder die webhook ontvangt AdminPulse geen statusupdates.

Veelgestelde vragen

Kan ik bestaande Hix-bedrijven aan AdminPulse-relaties koppelen? De koppeling werkt op basis van het Unieke ID-code in AdminPulse — dat wordt het Interne klant-ID in Hix. Heb je al bedrijven in Hix staan? Vul dan eerst hun Interne klant-ID met de Unieke ID-code uit AdminPulse, voordat je de koppeling per relatie activeert. Anders worden er nieuwe records aangemaakt in plaats van bestaande records bijgewerkt.

Welke velden zijn leidend vanuit AdminPulse? De velden in de mapping-tabel (KvK, BTW, Fiscaal, LH, BSN, adres, naam, contactgegevens) worden vanuit AdminPulse onderhouden. Pas die altijd aan in AdminPulse en niet handmatig in Hix — bij de volgende synchronisatie kunnen handmatige Hix-wijzigingen weer worden overschreven.

Mijn klant heeft meerdere portaalgebruikers — krijgen ze allemaal toegang? Iedere portaalgebruiker bij een gekoppelde relatie wordt apart aangemaakt in Hix als klantgebruiker en krijgt toegang tot het bedrijf. Wil je deze gebruikers in een andere klantgroep zetten, dan kan dat alleen in Hix zelf — niet meer via de API of AdminPulse.

Wat als ik in Hix al een andere digitale handtekeningprovider gebruik? Hix Signing kan alleen actief zijn als er geen andere ondertekenprovider in je AdminPulse-omgeving is geconfigureerd. Verwijder die andere provider eerst, en activeer daarna pas Hix Signing.

Kan ik per AdminPulse-document kiezen of de klant moet goedkeuren of niet? Dat wordt bepaald door het bestandstype in Hix waaraan het documenttype is gekoppeld. Per Hix-bestandstype geef je aan of goedkeuring nodig is. Wil je een ander gedrag voor één document, dan kun je dat document koppelen aan een ander bestandstype.

Hulp nodig?

Loop je vast tijdens de inrichting of werkt de synchronisatie niet zoals je verwacht? Stuur een bericht naar support@hellohix.com met de naam van je Hix-omgeving (subdomein) en — indien beschikbaar — een screenshot of foutmelding uit het scherm Synchronisaties in AdminPulse. We helpen je graag verder.

Voor de exacte AdminPulse-kant van de inrichting verwijzen we je naar het oorspronkelijke artikel: HIX-koppeling in AdminPulse.