In dit artikel (en in de bijbehorende video) leggen we uit hoe je een handmatige taak aanmaakt. Dat is handig wanneer je bepaalde documenten vaker naar een klant stuurt die niet uit een bronpakket komen (zoals een aangifte) — denk aan een opdrachtbevestiging met algemene voorwaarden. Bij een handmatige taak kun je bovendien een aantal handige zaken vooraf instellen.

Tip: bekijk de video bovenaan dit artikel voor een korte rondleiding. Hieronder lees je dezelfde uitleg rustig na.

Voorbereiding in het beheerdersportaal

Een handmatige taak richt je eenmalig in via de service Handmatige taken. Daarna kunnen jij en je collega's de taak telkens opnieuw gebruiken in Hix Docs.

1. Ga naar de service Handmatige taken

1. Ga in het beheerdersportaal naar Services (het wolkje aan de linkerkant).
2. Zoek op Handmatige taken. Staat de service er nog niet? Voeg hem dan eenvoudig toe via de services.
3. Klik in het midden van het scherm op Configureer.

2. Maak een bestandstype aan

In het configuratiescherm schakel je aan de linkerkant de bestandstypes in die je nodig hebt.

1. Maak een bestandstype aan (in dit voorbeeld Opdrachtbevestiging).
2. Stel in wat er met het type moet gebeuren — bijvoorbeeld dat het standaard goedgekeurd moet worden.
3. Klik op Opslaan.

Zodra je hebt opgeslagen, wordt aan de rechterkant het blauwe tandwieltje beschikbaar. Daarmee stel je de taak verder in.

3. Voeg velden (documenten) toe via het tandwieltje

Klik op het blauwe tandwieltje om velden aan de taak toe te voegen. Elk veld staat voor een document dat met de taak meegaat. Bij een opdrachtbevestiging wil je bijvoorbeeld zowel de opdrachtbevestiging zelf als de algemene voorwaarden meesturen.

Per veld stel je het volgende in:

• Verplicht of niet — geef aan of het veld verplicht gevuld moet worden wanneer een collega de taak aanmaakt. Bij een opdrachtbevestiging is het handig om dit verplicht te maken, zodat het document er altijd bij zit. Hetzelfde geldt voor de algemene voorwaarden.
• Standaardbestand uploaden — je kunt een bestand uploaden dat standaard al in de taak staat. Dit is ideaal voor documenten die altijd hetzelfde zijn, zoals de algemene voorwaarden. Een document dat steeds wijzigt (zoals de opdrachtbevestiging zelf) laat je leeg, zodat je collega er telkens het juiste bestand in zet.

Sla de instellingen op. Je kunt zo veel velden en zelfs meerdere taken aanmaken als je wilt.

4. Stel herinneringen in (optioneel)

Via Algemene instellingen → Herinneringen kun je een herinneringsschema koppelen aan de taak. Voorbeeld voor de opdrachtbevestiging: is de taak na 7 dagen nog niet goedgekeurd, stuur dan automatisch een herinnering — en herhaal dat na 14 en 21 dagen. Zo loopt het opvolgen automatisch.

5. Stel notificaties in (optioneel)

Naast herinneringen kun je notificaties toevoegen. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat de collega die de taak heeft verzonden automatisch een e-mail krijgt zodra de opdrachtbevestiging is voltooid (goedgekeurd), wanneer er een foutmelding is, of wanneer de taak is afgekeurd.

Samengevat richt je in het beheerdersportaal in:

• de service Handmatige taken, gevolgd door Configureer;
• een bestandstype (bijvoorbeeld Opdrachtbevestiging) met de gewenste actie (zoals goedkeuren);
• de velden/documenten per taak, met per veld de instelling verplicht en eventueel een standaardbestand;
• optioneel een herinneringsschema en notificaties.

Aan de slag in Hix Docs

Stap 1 — Nieuwe taak aanmaken

Ga naar Hix Docs en maak een nieuwe taak aan. Selecteer de klant. In de lijst met taaksoorten zie je nu de zojuist aangemaakte taak staan, bijvoorbeeld Opdrachtbevestiging.

Stap 2 — Documenten controleren en aanvullen

Bij de taak zie je dat de standaard­documenten al klaarstaan — in dit voorbeeld staan de algemene voorwaarden er al vast bij. De velden zonder standaardbestand (zoals de opdrachtbevestiging zelf) moet je nog zelf vullen door het juiste bestand te uploaden.

Stap 3 — Handtekening of stempel toevoegen

Bij het document kun je desgewenst nog aangeven dat er een handtekening of stempel aan toegevoegd moet worden.

Op deze manier maak je een taak die je vaker uitvoert in één keer eenvoudig aan, met de juiste documenten, herinneringen en notificaties al ingesteld.

En dat is in het kort hoe je een handmatige taak aanmaakt en gebruikt in Hix Docs. Kom je er niet uit? Neem dan gerust contact op met ons supportteam.