In dit artikel (en in de bijbehorende video's) leggen we uit hoe je gebruikers en bedrijven handmatig toevoegt aan Hix. Dit is handig wanneer je geen CRM gebruikt, of wanneer de koppeling met je CRM (tijdelijk) niet beschikbaar is.

Het artikel bestaat uit twee delen:

1. Gebruikers toevoegen – één voor één of via een bulk-import .
2. Bedrijven toevoegen – bedrijven aanmaken en koppelen aan gebruikers.

Deel 1 – Gebruikers toevoegen

Tip: bekijk de video bovenaan dit artikel voor een korte rondleiding. Hieronder lees je dezelfde uitleg rustig na.

Gebruikers voeg je toe in het beheerdersportaal. Klik op Nieuwe gebruiker. Je hebt vervolgens drie mogelijkheden:

• Collega-gebruiker – voor je interne medewerkers.
• Klantgebruiker – voor je externe medewerkers (klanten).
• Bulk-import – voor het in één keer toevoegen van meerdere gebruikers.

Een gebruiker handmatig toevoegen

1. Kies het type gebruiker (collega- of klantgebruiker).
2. Kies de groep waar de gebruiker bij hoort. Een klant hoort in principe altijd in je externe groep.
3. Vul de gegevens in: voornaam, achternaam, e-mailadres en mobiel nummer.
4. Kies de manier waarop de gebruiker inlogt met twee­factor­authenticatie:
   • TOTP (Authenticator) – via een authenticator-app.
   • Sms – let op: sms kost altijd 10 cent per stuk.

Uniek e-mailadres Een e-mailadres mag maar één keer voorkomen in Hix; e-mailadressen moeten dus uniek zijn. Wil je dit toch overslaan (bijvoorbeeld omdat meerdere mensen vanuit hetzelfde e-mailadres werken), dan raden we dat meestal af — het is onhandig wanneer mensen vanaf hetzelfde e-mailadres dingen mogen goedkeuren. Moet het wel, klik dan op de betreffende optie: er verschijnt een veld gebruikersnaam dat je invult, waardoor je hetzelfde e-mailadres alsnog dubbel kunt gebruiken.

Uitnodiging versturen (klantgebruiker) Bij een klantgebruiker zie je de optie uitnodiging versturen. Hiermee nodig je de gebruiker uit voor het portaal. Dit is meestal niet nodig — klanten hebben doorgaans geen toegang tot het portaal nodig. Heb je een gebruiker die graag zelf makkelijk wil inloggen en navigeren, dan kun je de uitnodiging wél versturen. Is dat niet zo, dan laat je deze optie ongebruikt.

Meerdere gebruikers tegelijk toevoegen (bulk-import)

Klik op Bulk-import. Bovenaan vind je een sjabloon dat je downloadt; dit opent als een Excel-bestand. Vul het als volgt in:

• Kolom A – laat leeg; deze vullen wij.
• Achternaam, e-mailadres en mobiel – invullen.
• Kolom F – laat leeg.
• Kolom G (taal) – vul nl of en in. Laat je dit leeg, dan maken we de gebruiker standaard Nederlandstalig aan.
• Kolom H, I en J – laat leeg.
• Kolom K (bedrijf) – nodig om de gebruiker te matchen met een bedrijf. Is een klantgebruiker bij meerdere bedrijven betrokken (bijvoorbeeld bedrijf 1, 2 en 3), geef dat hier dan aan met 1, 2, 3. Deze koppeling matchen we later met de bedrijven-Excel (zie deel 2).

Wanneer het sjabloon is ingevuld, upload je het zo:

1. Kies eerst de groep (bijvoorbeeld de externe groep).
2. Kies het type (bijvoorbeeld klantgebruiker).
3. Selecteer het bestand en klik op Upload.

Heb je later opnieuw nieuwe gebruikers? Vul dan steeds een nieuw sjabloon en upload dat op dezelfde manier.

Let op: Na het uploaden krijg je een melding met de resultaten — wat goed is gegaan, én waarom eventuele regels zijn overgeslagen.

Deel 2 – Bedrijven toevoegen

Tip: bekijk de video bovenaan dit artikel voor een korte rondleiding. Hieronder lees je dezelfde uitleg rustig na.

Ook bedrijven voeg je toe via het beheerdersportaal. Klik aan de linkerkant op het wereldbolletje om in het bedrijvenscherm te komen.

Een bedrijf handmatig aanmaken

1. Klik op Bedrijven toevoegen en typ de bedrijfsnaam. Aan de rechterkant verschijnen automatisch suggesties uit Company Info.
2. Selecteer het juiste bedrijf. Hix haalt dan automatisch het KVK-nummer en het adres uit Company Info. Controleer deze gegevens altijd even.

Vul zoveel mogelijk informatie in Bij bedrijven geldt de regel: vul zoveel informatie in als je hebt. Elke soort aangifte koppelen we namelijk aan een andere identifier:

• KVK-nummer → voor jaarwerk.
• Fiscaal nummer → voor fiscale aangiftes (dividend, vpb, enzovoort).
• BTW-nummer → voor de OB-aangifte.
• Loonheffingnummer → voor de loonaangifte.
• BSN → voor de IB-aangifte.

Tip: Voor een IB-aangifte (privéaangifte op BSN) is het verstandig om een apart bedrijf aan te maken. Zet daar dus niet de holding of bv neer, maar bijvoorbeeld Familie X of Jantje, en geef alleen het BSN-nummer mee.

Optioneel kun je een interne klant-id meegeven. Verder zie je de opties scan en herken, e-mail, inkoop en verkoop. Deze bepalen waar we naartoe mailen — bijvoorbeeld wanneer je met de module Questions ontbrekende stukken bij dit bedrijf opvraagt, weten we naar welk adres we de stukken sturen.

Gebruikers koppelen aan het bedrijf

Klik op Volgende om de gebruikers toe te voegen.

• Voeg de klantgebruiker toe (bijvoorbeeld Bob de Bouwer).
• Wil je dat ook al je collega's toegang krijgen tot dit bedrijf? Klik dan bovenaan op groep en kies intern. Zo voeg je in één keer al je interne collega's toe.

Op deze manier koppel je zowel de klantgebruiker als je collega's aan het bedrijf, zodat zij toegang hebben tot deze administratie en er verdere acties in Hix mee kunnen uitvoeren. Klik op Opslaan.

Meerdere bedrijven tegelijk toevoegen (import)

Naast handmatig kun je bedrijven ook via een importbestand toevoegen.

1. Klik op Bedrijven toevoegen en kies om een bestand te uploaden.
2. Download het sjabloon en vul het in:
   • Kolom A – laat leeg.
   • Bedrijfsnaam – minimaal vereist.
   • Identifiers – vul de identifiers in die je nodig hebt voor de aangiftes die je gaat doen (KVK, fiscaal nummer, BTW, loonheffing, BSN).
   • Adres – mag leeg blijven; hier doen we weinig mee.
   • Tags – optioneel, mag leeg.
   • Kolom E (bedrijfsnummer) – belangrijk voor het koppelen: dit nummer matchen we met kolom K uit het gebruikers-sjabloon. Noem bedrijf 1 hier 1, bedrijf 2 2, bedrijf 3 3, enzovoort. Een gebruiker die in kolom K bij 1, 2, 3 staat, koppelen we dan aan die drie bedrijven.
3. Sla het bestand op als CSV (dit is verplicht).
4. Klik op bladeren, selecteer het CSV-bestand en upload het. Hix verwerkt de import.

Let op: Importeer altijd eerst de bedrijven en daarna pas de gebruikers. Anders kunnen we niet bepalen welke gebruikers bij welke bedrijven horen.

Kom je er niet uit? Neem dan gerust contact op met ons supportteam.