Welke gegevens Hix ophaalt uit Alure Online, hoe bedrijven en contactpersonen ontstaan, en wat te doen als er relaties ontbreken.
01 Hoe de koppeling werkt
De Alure Online-koppeling haalt relaties op uit uw Alure-omgeving (Wolters Kluwer) en zet deze automatisch om naar bedrijven en gebruikers in Hix Portal. Dit gebeurt volledig geautomatiseerd, op basis van hoe de koppeling voor uw organisatie is ingericht.
Er zijn twee soorten synchronisatie:
- Volledige synchronisatie — alle relaties uit Alure worden opgehaald en verwerkt. Bedrijven of contactpersonen die niet meer in Alure voorkomen, worden hierbij ook opgeruimd in Hix.
- Gedeeltelijke synchronisatie — alleen relaties die sinds de vorige keer zijn gewijzigd worden opgehaald. Dit gebeurt vaker en gaat sneller, voor tussentijdse bijwerkingen.
Beide vormen lopen automatisch op de achtergrond; u hoeft hier zelf niets voor te doen zodra de koppeling eenmaal is ingericht en geautoriseerd.
02 Bedrijf, gebruiker, of beide?
Elke relatie in Alure heeft een relatietype. Dat type bepaalt of de relatie in Hix als bedrijf, als gebruiker, of als allebei wordt aangemaakt.
BED · Bedrijf
Organisatie
Wordt een bedrijf in Hix Portal, mits dit type is meegenomen in de configuratie.
PER · Gebruiker
Privépersoon
Wordt een externe gebruiker, gekoppeld als contactpersoon aan een bedrijf.
CON · Gebruiker
Contactpersoon
Wordt eveneens een externe gebruiker — de meest voorkomende contactpersoon-rol.
MED · Gebruiker
Medewerker (intern)
Wordt aangemaakt als interne gebruiker in plaats van een externe contactpersoon.
Een relatie wordt alleen verwerkt als deze in Alure actief staat. Is uw koppeling extra ingesteld om alleen relaties met een bepaald verbindingstype mee te nemen, dan geldt die filter ook — relaties die daarbuiten vallen worden overgeslagen.
03 Welke gegevens gebruikt Hix van een bedrijf?
Adres en KvK-nummer zijn vanzelfsprekend, maar Hix vult meer velden dan dat — inclusief fiscale nummers. Hieronder staat precies welk Hix-veld uit welk Alure-veld komt.
BTW-nummer en Fiscaalnummer zijn geen alternatieven van elkaar — Hix gebruikt ze allebei, als twee losse velden. Vul in Alure dus zowel het BTW-nummer als het fiscaalnummer in waar van toepassing. Bij een eenmanszaak of ZZP'er gebruikt Hix voor het BTW-veld automatisch het btw-identificatienummer in plaats van het reguliere btw-nummer.
| Hix-veld | Komt uit Alure | Nodig? | Toelichting |
|---|---|---|---|
| Naam | Samengestelde naam | Verplicht | Zonder een naam kan er geen bedrijf worden aangemaakt. |
| Adres | Postadres | Optioneel | Hix gebruikt specifiek het adres met type “postadres”, niet het bezoekadres. |
| KvK-nummer | Kamer van Koophandel-nummer | Optioneel | Rechtstreeks overgenomen. |
| BTW-nummer | Btw-nummer (of btw-identificatienummer) | Optioneel | Bij eenmanszaak/ZZP wordt automatisch het btw-identificatienummer gebruikt in plaats van het reguliere btw-nummer. |
| Fiscaalnummer | Fiscaal nummer | Optioneel | Alleen gevuld wanneer er een rechtsvorm bekend is (dus voor rechtspersonen, niet voor privépersonen). |
| BSN | Fiscaal nummer | Optioneel | Zelfde bronveld als Fiscaalnummer, maar dan wanneer er geen rechtsvorm bekend is — dus voor privépersonen. |
| Loonheffingennr. | Loonheffingennummer | Optioneel | Inclusief een eventuele toevoeging. |
| Herkomst & label | — | Automatisch | Hix markeert elk record als afkomstig van “Alure Online”, zodat het bij de volgende synchronisatie herkend en bijgewerkt kan worden. |
Elk fiscaal nummer wordt apart verwerkt. Staat er een fout of ongeldige waarde in bijvoorbeeld het loonheffingennummer, dan blokkeert dat niet de rest van het bedrijf — de overige gegevens worden gewoon verwerkt.
04 Gebruikers en e-mailadressen
Een bedrijf kan meerdere contactpersonen hebben. Hix behandelt elke contactpersoon als een eigen, afzonderlijke gebruiker.
Ja — heeft een bedrijf meerdere contactpersonen in Alure, dan maakt Hix voor ieder van hen een eigen gebruiker aan met zijn of haar eigen e-mailadres. Er wordt niet slechts één e-mailadres per bedrijf overgenomen. Voorwaarde is wel dat elke contactpersoon zowel een e-mailadres als een voornaam heeft, en gekoppeld staat aan het bedrijf via een relatieverbinding in Alure.
| Hix-veld | Komt uit Alure | Nodig? | Toelichting |
|---|---|---|---|
| E-mailadres | Standaard e-mailadres | Verplicht | Zonder e-mailadres wordt er geen gebruiker aangemaakt — het bedrijf zelf kan dan nog wel gewoon aangemaakt worden. |
| Voornaam | Roepnaam / voorletters / voornaam | Verplicht | Het eerste gevulde veld wordt gebruikt. Ontbreekt de voornaam, dan wordt de contactpersoon overgeslagen. |
| Achternaam | Tussenvoegsel + achternaam | Optioneel | — |
| Mobiel nummer | Telefoonnummer(s) | Optioneel | Het eerste geldige Nederlandse mobiele nummer wordt gebruikt en genormaliseerd naar +31-notatie. |
| Intern of extern | Relatietype | Automatisch | Medewerkers (MED) worden intern; privépersonen en contactpersonen (PER/CON) worden extern. |
Handmatige wijzigingen blijven overigens gerespecteerd: gegevens als de inlognaam en het intern/extern-onderscheid worden alleen bij het aanmaken van een gebruiker gezet. Past u die later handmatig aan in Hix, dan wordt dat bij een volgende synchronisatie niet teruggedraaid.
05 Hoe een contactpersoon aan een bedrijf wordt gekoppeld
Naast de relaties zelf, levert Alure ook relatieverbindingen aan: wie met wie verbonden is, en met welk type verbinding.
Hix gebruikt deze verbindingen om een gebruiker automatisch als contactpersoon aan het juiste bedrijf te koppelen — de richting van de verbinding (bedrijf → persoon of persoon → bedrijf) maakt daarbij niet uit, Hix herkent dit zelf. Bij een volledige synchronisatie worden koppelingen die niet meer voorkomen in Alure automatisch weer losgemaakt, zodat verouderde koppelingen niet blijven hangen.
06 Veelgestelde vragen
Een aantal vragen die regelmatig terugkomen bij het inrichten van de koppeling.
Q. Welke vakjes heeft Hix sowieso nodig in Alure? ›
Voor een bedrijf: naam is verplicht; adres, KvK-nummer, BTW-nummer, fiscaalnummer/BSN en loonheffingennummer zijn allemaal optioneel maar worden wél overgenomen als ze gevuld zijn. Vul dus zowel het BTW-nummer als het fiscaalnummer in — dit zijn twee losse velden in Hix, geen alternatieven. Voor een gebruiker (contactpersoon) zijn e-mailadres en voornaam wel verplicht: zonder een van beide wordt er geen gebruiker aangemaakt.
Q. Als één bedrijf meerdere contactpersonen heeft, laadt Hix dan alle e-mailadressen in? ›
Ja. Elke contactpersoon die in Alure aan het bedrijf gekoppeld staat, wordt in Hix een eigen, losse gebruiker met zijn of haar eigen e-mailadres — dit is dus niet beperkt tot één hoofdcontact per bedrijf. Zorg er wel voor dat elke contactpersoon in Alure een e-mailadres en een voornaam heeft, en via een relatieverbinding aan het bedrijf gekoppeld is (zie hoofdstuk 5).
Q. Waarom staan er minder bedrijven in Hix dan verwacht? ›
Er zijn een paar veelvoorkomende oorzaken hiervoor — zie het volledige overzicht in hoofdstuk 7. De meest voorkomende is dat het relatietype van de ontbrekende bedrijven niet is opgenomen in de lijst van typen die als bedrijf worden aangemaakt.
07 Een bedrijf ontbreekt — wat nu?
Loopt het aantal bedrijven in Hix achter op het aantal relaties in Alure, loop dan onderstaande punten na. Dit is meestal met uw beheerder of met Hix in een paar minuten te controleren.
Bedrijfsnummers (dossiernummers) zelf sturen niets aan — bepalend is altijd het relatietype en de status van de relatie in Alure, niet het nummer zelf. Twee dossiers met een vergelijkbaar nummer kunnen dus om heel verschillende redenen wel of niet worden ingelezen.
1
Relatietype niet in de configuratie opgenomen
Alleen relatietypen die expliciet zijn opgenomen in de lijst met “bedrijf”-typen worden ook echt als bedrijf aangemaakt. Staat het type van de ontbrekende relaties (bijvoorbeeld een specifieke rechtsvorm-code) niet in die lijst, dan worden ze overgeslagen.
2
Relatie staat inactief in Alure
Alleen relaties die in Alure als actief zijn gemarkeerd worden overgenomen. Een relatie die in Alure is gearchiveerd of inactief gezet, wordt door de koppeling genegeerd.
3
Verbindingstype-filter staat aan
Is de koppeling ingesteld om alleen relaties met een specifiek verbindingstype mee te nemen, dan blijven relaties zonder zo'n verbinding buiten beeld — ook als ze verder aan alle voorwaarden voldoen.
4
Verkeerd of onvolledig CRM-groepsnummer
Gegevens worden per CRM-groepsnummer opgehaald. Vallen de ontbrekende bedrijven onder een ander groepsnummer dan is ingesteld, dan worden ze door de koppeling nooit opgehaald.
5
Nog geen volledige synchronisatie geweest
Tussentijdse synchronisaties verwerken alleen wijzigingen sinds de vorige keer. Is een relatie al langer ongewijzigd, dan komt deze pas mee bij de eerstvolgende volledige synchronisatie.
Komt u er met deze punten niet uit, neem dan contact op met Hix — wij kunnen op basis van uw configuratie en een voorbeeld van een ontbrekend dossiernummer gericht meekijken.