Met Hix Dossier deel je bestanden uit SharePoint met je klanten. Hix leest SharePoint rechtstreeks uit. Jij bepaalt per bestand wat de klant ziet, met het veld Ext. delen.

Zo werkt Hix Dossier met SharePoint

• Elk bedrijf in Hix koppel je aan een eigen plek in SharePoint: een volledige site of een map binnen een site.
• Hix toont alleen bestanden waarbij het veld Ext. delen op Ja staat. Bestanden zonder dit veld, of met Nee, blijven onzichtbaar. Dat geldt voor jou en je collega's in Hix Dossier, en voor je klant in Mijn Dossier.
• Wijzigingen in SharePoint zie je direct. Je hoeft niet te synchroniseren: laad de pagina opnieuw en je ziet de actuele stand.
• Stuur je documenten via een taak naar SharePoint? Dan zet Hix Ext. delen automatisch op Ja. Die documenten zijn dus meteen zichtbaar in het dossier van de klant.
• Je kunt in Hix Dossier geen bestanden uploaden. Je beheert de bestanden in SharePoint.

SharePoint koppelen aan Hix

1. Ga naar Beheer > Services en open de service SharePoint (Dossier).
2. Vul de gegevens van je Microsoft-koppeling in en klik op Configureren. Als de koppeling werkt, zie je de melding SharePoint is verbonden.
3. Kies bij Koppelingsniveau hoe je bedrijven koppelt:
   • Koppel elke bedrijf aan een SharePoint-site: elke documentbibliotheek van de site verschijnt als map in het dossier.
   • Koppel elke bedrijf aan een map binnen een site: alleen die ene map verschijnt in het dossier.
4. Klik bij Bedrijf-koppelingen op Koppeling toevoegen. Koppel elk bedrijf aan de juiste plek in SharePoint.

Let op: een bedrijf zonder koppeling heeft een leeg dossier. Wissel je later van koppelingsniveau, dan vervallen alle bestaande koppelingen.

Het veld Ext. delen toevoegen in SharePoint

Voeg het veld toe aan elke documentbibliotheek waaruit je bestanden wilt delen. Ontbreekt het veld in een bibliotheek, dan toont Hix daar geen bestanden. Je krijgt dan ook geen foutmelding.

Werk je met Docubird? Dan hoef je niets te doen. Docubird maakt het veld Ext. delen automatisch aan en zet de juiste bestanden op Ja. Je kunt deze stap dan overslaan.

1. Open in SharePoint de documentbibliotheek van het bedrijf.
2. Klik rechts naast de laatste kolomnaam op + Kolom toevoegen (of +).
3. Kies in de lijst het kolomtype Ja/Nee.
4. Vul in het venster Een kolom maken bij Naam precies Ext. delen in, met een punt en een spatie.
5. Zet de Standaardwaarde op Nee. Zo deel je nooit per ongeluk een bestand.
6. Klik op Opslaan.

Je hebt in SharePoint rechten nodig om de bibliotheek te beheren. Lukt het toevoegen niet? Vraag het dan aan de beheerder van je SharePoint-omgeving. Meer uitleg vind je bij Microsoft: Een kolom maken in een lijst of bibliotheek.

Waar je op moet letten

• Gebruik het type Ja/Nee. Een tekst- of keuzekolom waarin je "ja" typt, werkt niet.
• Geef de kolom direct de juiste naam: Ext. delen (Ext.delen zonder spatie werkt ook). SharePoint onthoudt de naam waarmee je de kolom maakt. Een kolom die eerst een andere naam had, zoals "Extern delen", werkt ook na hernoemen niet. Verwijder zo'n kolom en maak hem opnieuw aan.
• Heeft Hix al documenten via een taak in deze bibliotheek gezet? Dan bestaat de kolom misschien al. Je hoeft hem dan niet opnieuw toe te voegen.

Bestanden delen door Ext. delen op Ja te zetten

1. Open de documentbibliotheek in SharePoint.
2. Zoek het bestand dat je wilt delen.
3. Zet in de kolom Ext. delen de waarde op Ja. Wil je veel bestanden tegelijk aanpassen? Kies dan Bewerken in rasterweergave.
4. Open Hix Dossier of laad de pagina opnieuw. Het bestand staat nu in het dossier van het bedrijf.

Wil je een bestand niet meer delen? Zet Ext. delen dan op Nee. Het bestand verdwijnt dan direct uit het dossier.

Tip: Ext. delen werkt alleen op bestanden, niet op mappen. Zet je een map op Ja, dan worden de bestanden in die map niet gedeeld. De map zelf verschijnt in het dossier zodra er een gedeeld bestand in staat.

Bestanden alleen met bepaalde klantgebruikers delen

Standaard zien alle klantgebruikers die aan een bedrijf gekoppeld zijn alle gedeelde bestanden. Wil je een bestand niet met iedereen delen, bijvoorbeeld een loonstrook of een privédocument van één directeur? Dan stel je dat in Hix in, per map.

Je beperkt de toegang dus niet per bestand, maar per map. Zet bestanden die maar voor een paar mensen bedoeld zijn daarom in SharePoint in een aparte map. Bepaal daarna in Hix wie die map mag zien.

1. Open Hix Dossier en selecteer het bedrijf.
2. Klik op Instellingen. Het venster SharePoint map-toegang opent.
3. Kies de map die je wilt afschermen.
4. Kies bij Selecteer gebruikers de klantgebruikers die de map mogen zien.
5. Klik op Opslaan.

Alleen de gekozen klantgebruikers zien de bestanden in deze map. Andere klantgebruikers van het bedrijf zien de map niet. Jij en je collega's blijven alle gedeelde bestanden zien. Bij een afgeschermde map zie je in de lijst hoeveel gebruikers toegang hebben, bijvoorbeeld 2 gebruikers.

• Zie je een nieuwe map nog niet in de lijst? Klik dan op Vernieuwen.
• Wil je de map weer zichtbaar maken voor alle klantgebruikers? Open de map, klik op Wissen of maak het veld Selecteer gebruikers leeg, en klik op Opslaan.

Wat ziet je klant?

Je klant vindt de gedeelde bestanden in het klantportaal onder Mijn Dossier. Daar staan alleen bedrijven waarvoor minimaal één bestand is gedeeld. Is er nog niets gedeeld? Dan ziet je klant de melding Er zijn nog geen documenten met je gedeeld.

Je dossier is leeg?

• Controleer of het bedrijf gekoppeld is onder Bedrijf-koppelingen.
• Controleer of de bibliotheek de kolom Ext. delen heeft, van het type Ja/Nee en met de juiste naam.
• Controleer of de bestanden zelf op Ja staan, en niet alleen de map.
• Ziet een specifieke klantgebruiker niets? Kijk dan in SharePoint map-toegang of de map is afgeschermd.

Meer hulp nodig?

Stuur een e-mail naar support@hellohix.com.