Let op: de Exact Online API v2 service zit nog in de pilotfase. Deze uitleg is bedoeld voor de deelnemers aan de pilot. De functionaliteit kan tijdens de pilot nog veranderen.

Met de Exact Online API v2 service maakt Hix automatisch vraagposten aan op basis van regels die je zelf instelt. Je kiest per regel welke grootboekrekeningen, rekeningsoort en dagboeken Hix controleert. Je hebt hiervoor geen browserextensie nodig.

Bekijk de uitlegvideo

In deze video zie je hoe je de service installeert, regels instelt en bedrijven koppelt.

Wat is er nieuw in v2?

• Je kiest per regel een Rekeningsoort: Crediteuren, Debiteuren of Kruis-/vraagposten.
• Je kunt filteren op Dagboek.
• Je kunt filteren op of Ons kenmerk wel of niet is ingevuld.
• Met de voorvertoning zie je direct welke boekingen een vraag zouden opleveren, nog voordat er vragen worden aangemaakt.

Voordat je begint

• Je hebt een licentie nodig voor Exact Online API v2.
• Het Exact Online-account waarmee je inlogt, moet toegang hebben tot alle administraties waarvoor je vraagposten wilt aanmaken.

De service installeren

1. Ga in het beheerdersportaal naar Services en klik op Service toevoegen.
2. Zoek op Exact en kies onder Vraagposten voor Exact Online API v2.
3. Klik op Configureer en log in bij Exact Online om Hix toegang te geven.

Is Exact Online al gekoppeld aan Hix? Dan zie je direct de groene melding dat de service al is geconfigureerd. Je hoeft dan niet opnieuw in te loggen.

Regels instellen

Met regels bepaal je welke boekingen een vraagpost worden. Klik op het +-icoon om een regel toe te voegen. Een boeking wordt een vraagpost als die aan minstens één regel voldoet. Binnen een regel moet de boeking aan alle ingevulde velden voldoen.

Vul per regel de volgende velden in:

• Grootboek (verplicht): typ een grootboeknummer en druk op Enter. Je kunt meerdere nummers toevoegen. 
• Rekeningsoort (verplicht):
  • Crediteuren of Debiteuren: Hix haalt alleen openstaande posten op, dus posten die nog niet zijn afgeletterd. Ook nog niet gematchte bankregels worden meegenomen.
  • Kruis-/vraagposten: Hix kijkt naar alle boekingen op de gekozen grootboekrekeningen.
• Dagboek: kies één of meer dagboeken. Laat je dit veld leeg, dan kijkt Hix naar alle dagboeken.
• Bedrag: kies Positief, Negatief of allebei. Laat je het veld leeg, dan worden beide meegenomen.
• Minimum dag(en) sinds aanmaken: hoe oud een boeking minimaal moet zijn. Vul bijvoorbeeld 7 in als een boeking pas na een week een vraag mag worden.
• Maximum dag(en) sinds aanmaken: hoe oud een boeking maximaal mag zijn. Vul bijvoorbeeld 365 in om oudere boekingen over te slaan.
• Minimumbedrag en Maximumbedrag: alleen boekingen binnen dit bedrag worden een vraag. Let op: een negatief bedrag telt als negatief, dus een minimum van 100 sluit een bedrag van -500 uit.
• Ons kenmerk ingevuld?: kies Ja voor alleen boekingen met een ingevuld kenmerk, of Nee voor alleen boekingen zonder kenmerk. Laat je het veld leeg, dan worden beide meegenomen.
• Ontbrekend factuurtype: kies Inkoop of Verkoop. Hiermee bepaal je naar welk scanadres de documenten gaan die je klant uploadt.

Klik op Opslaan als je klaar bent.

Een regel controleren met de voorvertoning

1. Klik op het oog-icoon achter de regel.
2. Kies bij Administratie een gekoppelde administratie.
3. Klik op Voorvertoning verversen.

Je ziet nu hoeveel transacties een vraag zouden activeren, met het grootboek, de naam, het boekstuknummer, ons kenmerk, het bedrag en de datum. De voorvertoning maakt geen vragen aan en stuurt niets naar je klant.

Voorkeuren instellen

• Frequentie, Dag en Uur: hiermee bepaal je wanneer Hix de openstaande vragen naar je klanten stuurt. Kies bijvoorbeeld Elke 2 weken op Maandag om 10:00. Kies je Handmatig, dan verstuur je de vragen zelf. Het ophalen van boekingen uit Exact Online staat hier los van en gebeurt elk uur.
• Automatisch naar voltooid bij upload voor type ontbrekende factuur: zet je dit aan, dan staat een vraag automatisch op voltooid zodra je klant een document uploadt. Het document wordt dan ook naar het scanadres van het bedrijf gestuurd.

Bedrijven koppelen

1. Ga terug naar het hoofdscherm van de service en klik op Bedrijven koppelen.
2. Kies links het bedrijf in Hix en rechts de bijbehorende administratie uit Exact Online.
3. Herhaal dit voor alle administraties waarvoor je de service wilt gebruiken.
4. Klik op Klaar.

Controleer of Vraagposten inschakelen aan staat. Je kunt later altijd nieuwe administraties koppelen.

Wat gebeurt er daarna?

• Hix controleert elk uur welke boekingen aan je regels voldoen en maakt daar een vraagpost van het type Ontbrekende factuur van.
• Elke boeking krijgt maar één vraag. Verandert de boeking in Exact Online, dan werkt Hix de openstaande vraag bij.
• Bij Kruis-/vraagposten: staat een boeking niet meer op de grootboekrekening, dan zet Hix de vraag automatisch op voltooid.
• Verwijder je een grootboeknummer of regel, dan zet Hix alle bijbehorende openstaande vragen bij de volgende synchronisatie op voltooid.