Met de Microsoft SharePoint DMS service kun je alle aangiften en andere documenten die via Hix naar de klant gestuurd zijn geautomatiseerd opslaan in SharePoint. Hiermee blijven de dossiers helemaal up to date. Hieronder vind je instructie om deze service in te richten.
1. Ga in het beheerdersportaal naar Services en kies voor nieuwe toevoegen.
2. Kies voor de Microsoft SharePoint service en kies installeer
3. Open de configuratie pagina
Vervolgens moet je een app registratie aanmaken in het Azure Portal:
1. Binnen het Microsoft Azure Portaal (portal.azure.com) in het linkermenu kiezen voor Microsoft Entra ID
2. Vervolgens kiezen voor App-registraties en dan kiezen voor "Nieuw app registreren"
3. Naam kan bijvoorbeeld "Hix SharePoint koppeling" zijn. Kies de optie 'web' bij de te selecteren platform van de redirect URI. Bij De redirect URI kun je kopiëren vanuit het configureerscherm in Hix.
4. Wanneer deze is gemaakt is een overzichtje te zien met verschillende informatie. Hiervan heb je een aantal waardes nodig:
* Toepassings-ID (of Application ID voor Engelstalig)
* Map-ID (of Tenant ID voor Engelstalig)
Plak deze in de velden die hiervoor bestemd zijn in het configuratiescherm in Hix.
5. Vervolgens bij “Certificaten en geheimen” kiezen voor “Nieuw clientgeheim”, kies hier een beschrijving en een geldigheidsperiode. Als je kiest voor 1 of 2 jaar, moet je er rekening mee houden dat deze verloopt en dus na die periode vervangen dient te worden. Plak het geheim (de waarde) ook in het configuratiescherm in Hix.
Let op: Bij het opslaan is het betreffende wachtwoord (onder “waarde”) slechts eenmalig te zien en te kopiëren/plakken.
6. Sla je app registratie op. In Hix zijn nu alle velden gevuld. Kies voor configureer. De eerste keer wordt er vanuit Microsoft om admin toestemming gevraagd. Verleen deze. Je ziet nu een groen bericht in Hix dat je service succesvol is geconfigureerd.
Een aangifte naar SharePoint sturen
Wanneer de service aanstaat, kun je bij je open taken kiezen in welke map deze opgeslagen dient te worden. Dit doe je als je taak in te doen staat. Vervolgens sturen we het bestand als de taak voltooid is.
Boven de samenvatting zie je de configuratie om op te slaan in SharePoint. Klik in het veld om een map te kiezen. Vervolgens kun je een submap kiezen als deze er zijn. Is er nog een submap hierin, dan verschijnt deze hierna, totdat er geen submappen meer zijn. Klik de mappen aan totdat je bij de gewenste map bent.
Wanneer de taak voltooid is, zal je zien dat het bestand is verschenen in de geselecteerde map.
We slaan de gekozen map op, zodat je deze niet elke keer opnieuw hoeft te kiezen. Je kunt deze indien gewenst natuurlijk wel aanpassen.
Vragen? Neem contact op met support@hellohix.com