Met de AFAS Documenten service kun je middels onderstaande instructie documenten direct vanuit iedere AFAS Workflow laten accorderen of ondertekenen via Hix. Nadat de acties in Hix voltooid zijn, zetten wij de workflow door naar de volgende stap. 

In AFAS Profit - Inrichting connectoren

1. Importeer via Algemeen > Uitvoer > Beheer de twee bijgevoegde GET Connectoren (Bestanden bij dossier & Workflow dossieritems gebruikers)
2. Maak in AFAS een App connector aan voor Hix (indien je ook andere AFAS services gebruikt, dan heb je deze waarschijnlijk al aangemaakt. 
3. Koppel de twee eerder geïmporteerde GET Connectoren aan de App connector
4. Voeg bij de Update Connectoren de connector 'KnSubjectWorkflowReaction' toe

5. Maak een gebruikerstoken aan, en bewaar deze voor de volgende stap. 

    

In Hix - Toevoegen service & authenticatie

1. Ga in het beheerdersportaal naar Services en kies voor Service toevoegen. 

2. Kies bij de categorie 'Aangiftes versturen' voor AFAS Documenten en klik op Installeer

3. Bij de configuratie hebben we een klant ID nodig, en een token. Het klant ID is je AFAS omgevingsnummer. Het token heb je aangemaakt bij stap 5 in de sectie hierboven. 

4. Vul de gegevens in en klik op Klaar

5. Je ziet nu een groene melding als de service correct is ingesteld.

In AFAS Profit - Inrichting workflow

1. Open de workflow (via CRM > Dossier > Inrichting > Type dossieritem) waarin de stap naar Hix wil toevoegen
2. Voeg een taak toe op de plek in de workflow waarin het document is aangemaakt en je deze naar Hix wil sturen. Noem deze taak bijvoorbeeld' Naar Hix'
3. Voeg twee acties toe welke horen bij deze taak:
   1. Voltooid
   2. Afgekeurd
4. Koppel de acties indien gewenst aan verdere vervolgtaken in de workflow
5. Open de workflowcodes, deze hebben we nodig in de volgende stappen in Hix. Deze open je via dit icoon:
    

Let op: Zorg ervoor dat de gebruikers waarmee het token is aangemaakt om de service mee in te richten, ook rechten heeft op de workflow en het dossieritem, anders kan Hix de bestanden niet ophalen. 

In Hix - Voorkeuren inrichten

1. Voeg bij voorkeuren de juiste ID's vanuit stap 5 uit de vorige sectie
   1. De workflowcode (in alle regels hetzelfde op het scherm met de workflowcodes)
   2. De taakcode (behorende bij de taak die is aangemaakt in stap 2 in de vorige sectie -> 'Naar Hix')
   3. Actiecode voor voltooid (behorende bij de actienaam 'voltooid)
   4. Actiecode voor afgewezen (behorende bij de actienaam 'afgekeurd')
2. Indien je deze taak in meerdere workflows hebt toegevoegd, dan kun je middels de + knop een nieuwe regel toevoegen. Je gebruikt 1 regel per workflow
3. Indien je het geaccordeerde of ondertekende bestand ook terug wil sturen naar AFAS wanneer deze voltooid is, zet dan de switch 'documenten terugsturen' aan. 
4. Sla de voorkeuren op

Let op: De waardes zijn niet gemakkelijk te kopiëren vanuit het scherm in AFAS Profit, je kunt deze exporteren naar Excel zodat je deze wel kunt kopiëren. 

Wanneer de service volledig is ingericht, kijkt Hix geautomatiseerd iedere 15 minuten of er bestanden klaarstaan in de taak 'Naar Hix', en haalt deze vervolgens op. Er verschijnt dan een taak bij het bijhorende bedrijf. Momenteel ondersteunen we Word en PDF bestanden vanuit de Workflows. Wanneer het accorderen of ondertekenen voltooid is, dan sturen wij deze status terug naar AFAS (actie 'voltooid'). 

• Workflow dossieritems gebruikers.gcn8 kB
• Bestanden bij dossier.gcn4 kB