Wat doet de koppeling?
Met de koppeling tussen AFAS CRM en Hix synchroniseer je klant- en organisatiegegevens automatisch tussen beide systemen. Je voert klantgegevens dus eenmalig in AFAS in, en Hix neemt deze over. Zo houd je beide systemen consistent zonder dubbel werk en zonder typefouten.
In dit artikel zie je precies welk AFAS-veld op welk Hix-veld wordt overgenomen, opgesplitst per entiteit: contactpersoon en organisatie.
Belangrijk: een contactpersoon moet in AFAS altijd gekoppeld zijn aan een organisatie voordat de gegevens correct in Hix worden overgenomen. Zonder koppeling kan Hix niet bepalen bij welke klant de persoon hoort.
Veldmapping — Contactpersoon
Een contactpersoon wordt aangemaakt op basis van de gegevens uit AFAS. De volgende velden worden één-op-één overgenomen:
| AFAS-veld | Bron | Hix-veld |
|---|---|---|
| Voornaam, letter(s) en roepnaam | persoon | Voornaam |
| Achternaam | persoon | Achternaam |
| E-mail werk | contactpersoon | |
| Mobiel werk | contactpersoon | Mobiel nummer |
Tip: vul in AFAS bij voorkeur het veld Roepnaam in. Hix toont dit als de voornaam — handiger voor herkenbare communicatie met de klant dan de officiële voornaam of initialen.
Veldmapping — Organisatie (bedrijf)
De organisatie-gegevens in Hix worden gevuld vanuit verschillende objecten in AFAS (organisatie, verkooprelatie en in één geval persoon). Let goed op de bronkolom — dat helpt om te begrijpen waar je de waarde in AFAS moet bijwerken als er iets niet klopt.
| AFAS-veld | Bron | Hix-veld |
|---|---|---|
| Naam | organisatie | Naam |
| KvK-nummer | organisatie | KvK-nummer |
| Adres | organisatie | Adres |
| Fiscaalnummer | organisatie | Fiscaal |
| Btw-identificatienummer | verkooprelatie | BTW |
| Loonheffingnummer | Organisatie | LH |
| Burgerservicenummer | persoon | BSN |
| Organisatienummer | organisatie | Interne klantnummer |
Aandachtspunten bij deze mapping
- BSN komt uit het persoonsobject in AFAS, niet uit de organisatie zelf. Controleer dus dat het juiste persoonsrecord aan de organisatie is gekoppeld als het BSN in Hix afwijkend lijkt.
- BTW-identificatienummer komt uit het verkooprelatie-record, niet uit de organisatie. Heeft een klant geen verkooprelatie in AFAS, dan blijft dit veld in Hix leeg.
- Het Interne klantnummer in Hix is hetzelfde als het Organisatienummer in AFAS — gebruik dat om records snel terug te vinden in beide systemen.
Veelgestelde vragen
Een veld in Hix is leeg — wat nu? Controleer eerst in AFAS of het bijbehorende bronveld is ingevuld. Let op de bronkolom in de tabellen hierboven: een leeg BTW-nummer in Hix kan bijvoorbeeld komen doordat het Btw-identificatienummer niet op de verkooprelatie staat (en niet op de organisatie).
Ik heb een gegeven in AFAS aangepast. Wanneer is dat zichtbaar in Hix? De koppeling synchroniseert volgens een vast interval. Wijzigingen zijn doorgaans binnen korte tijd zichtbaar. Zie je je wijziging na een dag nog niet terug? Neem dan contact op met support.
Mag ik de gegevens ook rechtstreeks in Hix aanpassen? Voor de gekoppelde velden raden we dat af: bij de volgende synchronisatie worden je wijzigingen overschreven met de waarde uit AFAS. Pas de gegevens dus altijd aan in AFAS. Alleen het LH-veld is een uitzondering — dat onderhoud je rechtstreeks in Hix.
Een contactpersoon verschijnt niet in Hix. Hoe los ik dit op? Controleer in AFAS of de contactpersoon aan een organisatie is gekoppeld. Een losse contactpersoon zonder organisatie wordt niet overgenomen.
Hulp nodig?
Lukt het niet om een gegeven goed te krijgen, of mis je een veld in de koppeling? Stuur een bericht naar support@hellohix.com met het organisatienummer (AFAS) of het interne klantnummer (Hix), en bij voorkeur een screenshot van het veld dat niet klopt. Dan zoeken we het samen uit.