Gebruikers toevoegen in bulk of handmatig

Daniëlle van Dijk

Bijgewerkt 18 juli 2024 07:24

Gebruikers toevoegen in bulk

Ga in het beheerdersportaal naar de gebruikers. Klik op nieuwe gebruikers toevoegen en klik vervolgens op de blauwe knop met 'Bulk aanmaken'. Hier kan je een excel bestand downloaden waarmee je de gebruikers in kan toevoegen.

Je kan op 2 verschillende manieren de klantgebruikers scheiden van de collega-gebruikers. Dit kan je doen door in hetzelfde bestand aan te geven wat voor gebruiker het is. Je kan er ook voor kiezen om 2 import bestanden te maken. Dat laatste heeft bij ons de voorkeur omdat dit het geheel wat overzichtelijker maakt.

Het Excel bestand waar je de klantgebruikers in gaat zetten kan je vinden in je eigen Hix omgeving.

Waar vind ik het Excel bestand?

Log in op jouw Hix omgeving
Klink links onderin de hoek op de knop om te switchen naar het beheerdersportaal
Ga in de menubalk naar de gebruikers (het icoontje van het poppetje dat alleen is)
Kies voor 'nieuwe gebruiker toevoegen'
Kies voor de (blauwe) knop met 'Bulk aanmaken'
Download het bestand:

Bij het openen van het bestand voor de gebruikers zie je onderstaande tabel. Daaronder vind je de uitleg voor dit importbestand.

ID	Dit vak mag leeg blijven
Firstname*	Voornaam
Lastname*	Achternaam
Email*	E-mailadres, dit wordt ook de inlognaam als er bij Auth_id niks wordt ingevuld
Mobile*	Telefoonnummer (met +31 en niet met 0 beginnen)
Auth_id	Hoeft alleen ingevuld te worden als gebruikers met iets anders dan hun e-mailadres willen inloggen
User_type	Hier kan je aangeven of het een interne of externe gebruiker is. Verschil tussen klantgebruikers (extern) en collega-gebruikers (intern)
External_id	Dit vak kan je leeg laten.
Internal_client_id	Hier kan je een klantnummer uit het bronpakket toevoegen.
company_internal_client_ids	Hier moet je het zelfde nummer invullen als bij de bedrijven om de gebruikers te koppelen aan de juiste bedrijven. Bij bedrijven moet dit nummer ingevuld zijn bij Internal_client_id.

Na het invullen van dit bestand kan je dit importen in jouw account.

Collega gebruikers handmatig toevoegen

Ga in het beheerdersportaal naar de gebruikers. Klik op nieuwe gebruikers toevoegen en klik vervolgens op de groene knop om een collega gebruiker.

Gebruikersgroepen*

Het is verplicht om een gebruiker te koppelen aan een groep. Koppel de collega gebruikers aan de groep 'intern' en de klant gebruikers aan de groep 'extern'.

Voornaam en achternaam

Bij de voornaam staat een * hiermee word bedoelt dat dit vak verplicht is. Maar vul altijd de voornaam of voorletter en de achternaam in. Dit is niet alleen handig om verwarring te voorkomen maar kan ook problemen voorkomen.

E-mail*

Gebruikers worden bij ons aangemaakt op basis van een E-mailadres. Hierdoor kan een E-mailadres altijd maar voor 1 gebruiker gebruikt worden. E-mailadressen moeten dus uniek zijn.

Mobiel nummer

Is niet verplicht maar wel handig als je mensen wilt uitnodigen voor het

Taal

Staat standaard op Nederlands. Heb je gebruikers die geen Nederlands spreken dan kan je de instelling op Engels of Deens zetten. Dan zullen alle instellingen op Engels komen te staan.

Whitelist voor IP-adresbeperking

Hiermee kan je zorgen dan gebruikers alleen op kantoor kunnen inloggen.

Gebruik e-mailadres als gebruikersnaam

Wij gebruiken standaard het ingevulde e-mailadres. Wanneer je hiervan wilt afwijken kan je dit schuifje uit zetten en dan verschijnt er een invoerveld waar je de gebruikersnaam kan invullen.

Nodig gebruiker per e-mail uit voor het (SSO) portaal

Als je niet wilt dat iemand na het opslaan automatisch de uitnodiging voor het portaal krijgt moet je dit schijfje uit zetten. Anders ontvangt de gebruiker direct na aanmaken een uitnodiging.

Vergeet niet om op opslaan te klikken!

Klant gebruikers handmatig toevoegen

Ga in het beheerdersportaal naar de gebruikers. Klik op nieuwe gebruikers toevoegen en klik vervolgens op de donkerblauwe knop voor een klant gebruiker.

Gebruikersgroepen*

Het is verplicht om een gebruiker te koppelen aan een groep. Koppel de klant gebruikers aan de groep 'extern'.

Voornaam en achternaam

E-mail*

Gebruikers worden bij ons aangemaakt op basis van een E-mailadres. Hierdoor kan een E-mailadres altijd maar voor 1 gebruiker gebruikt worden. E-mailadressen moeten dus uniek zijn.

Mobiel nummer

Is niet verplicht maar wel nodig om vragen en of taken te versturen naar klanten.

Authenticatiemethode voor taak login (e-mail)

Hiermee kan je aangeven of klanten alleen met sms of authenticatie app mogen inloggen. Als je dit leeg laat mogen ze het zelf kiezen.

Taal

Hiermee geef je aan of de standaard mails die wij vanuit het systeem versturen in het Nederlands, Engels of Deens mogen zijn. Deze instelling staat standaard op Nederlands.