Met de Boekhoud Gemak-service voor vraagposten stel je vragen aan je klant direct vanuit Boekhoud Gemak. Denk aan een ontbrekende factuur of een uitgave waarvan je wilt weten of die privé of zakelijk is. Hix verzamelt de vragen en stuurt ze periodiek naar je klant, die ze eenvoudig en veilig beantwoordt.
Let op: voor deze service heb je de Hix browserextensie nodig. Vragen maak je aan terwijl je in Boekhoud Gemak werkt; er is geen aparte koppeling of inlog nodig.
De service installeren
- Ga naar het beheerdersportaal en open Services.
- Klik op Service toevoegen.
- Zoek onder de categorie Vraagposten de tegel Boekhoud Gemak en klik erop.
- Klik op Installeer. Je komt direct op de configuratiepagina van de service.
Je voorkeuren instellen
Onder Voorkeuren bepaal je wanneer je klant de openstaande vragen ontvangt en welke soorten vragen je kunt stellen.
Verzendmoment kiezen
- Kies bij Frequentie hoe vaak je klant een overzicht van de openstaande vragen krijgt: Elke week, Elke 2 weken, Elke maand of Handmatig. Standaard staat dit op elke 2 weken.
- Kies bij Dag en Uur op welk moment de vragen worden verstuurd. Kies je voor Handmatig, dan zijn deze velden niet beschikbaar en verstuur je de vragen zelf.
- Zet desgewenst Automatisch naar voltooid bij upload voor type ontbrekende factuur aan. Uploadt je klant een factuur bij een vraag van het type Ontbrekende factuur, dan wordt die vraag automatisch voltooid.
Vraagtypes instellen
Bij Types staan de soorten vragen die je kunt stellen. Standaard zijn dit:
- Ontbrekende factuur
- Privé of Zakelijk
- Overig
Je kunt de types aanpassen aan je eigen werkwijze:
- Zet een standaardtype aan of uit met de schakelaar.
- Vink Bijlage gevraagd (paperclip) aan als je klant bij dat type een bijlage moet meesturen.
- Voeg een eigen type toe met het +-icoon en geef het een naam.
- Wijzig de volgorde met de pijltjes, of verwijder een eigen type met het prullenbak-icoon.
Er moet minimaal één type actief zijn. Klik tot slot op Opslaan.
De service inschakelen
- Ga terug naar het overzicht van de service.
- Controleer onder Service-informatie dat de schakelaar Boekhoud Gemak inschakelen aan staat. Alleen dan kun je vragen aanmaken.
Vragen aanmaken in Boekhoud Gemak
Zodra de service actief is, toont de Hix browserextensie knoppen om vragen aan te maken op de volgende pagina's in Boekhoud Gemak:
- Openstaande inkoopfacturen (kies de weergave per factuur)
- Openstaande verkoopfacturen (kies de weergave per factuur)
- Grootboekkaart
- Bankafschriften
- Kas
Kies de regel waarover je een vraag wilt stellen, selecteer het bedrijf in Hix en het type vraag. Bedrag, datum, omschrijving en factuurnummer neemt Hix automatisch over. Na het aanmaken zie je in Boekhoud Gemak per regel de status van de vraag.
Gekoppelde bedrijven bekijken
Je hoeft administraties niet vooraf te koppelen. Maak je voor het eerst een vraag aan voor een administratie, dan koppelt Hix die administratie automatisch aan het bedrijf dat je kiest.
Op het overzicht van de service zie je onder Gekoppelde bedrijven welke bedrijven aan welke Boekhoud Gemak-administratie gekoppeld zijn. Is een koppeling onjuist? Verwijder hem met het prullenbak-icoon. Bij de volgende vraag voor die administratie kies je opnieuw het juiste bedrijf.
Meer hulp nodig?
Stuur een e-mail naar support@hellohix.com.