In Hix Docs kun je per gebruiker instellen wat er van hem of haar verwacht wordt bij een taak: ondertekenen, goedkeuren, of alleen ontvangen. Dit artikel legt uit wat het verschil is en wanneer je welke optie gebruikt.
Ondertekenen
Als een gebruiker de rol Ondertekenen heeft, plaatst hij of zij een digitale handtekening op specifieke plekken in het document. Die plekken stel je van tevoren in via de signing editor, en kunnen verschillende vormen hebben:
- Stempel — ondertekenen met een digitale stempel
- Handtekening — ondertekenen met een handgeschreven handtekening
- Paraaf — ondertekenen met initialen
- Datum — een datumveld invullen
- Tekst — een tekstveld invullen
De ondertekenaar krijgt een persoonlijke link en tekent alleen de velden die aan hem of haar zijn gekoppeld. Je kunt ook een volgorde instellen, zodat de één pas kan ondertekenen nadat de ander al getekend heeft.
Goedkeuren
Als een gebruiker de rol Goedkeuren heeft, beoordeelt hij of zij de taak als geheel — zonder een handtekening te plaatsen. De goedkeurder klikt op Goedkeuren (of Afkeuren als er iets niet klopt).
Bij het instellen van de taak kun je kiezen of één goedkeurder voldoende is, of dat iedereen met de rol Goedkeuren akkoord moet geven voordat de taak als voltooid geldt.
Overzicht: wanneer gebruik je wat?
- Gebruik Ondertekenen als de gebruiker zijn of haar handtekening, stempel of paraaf op het document moet zetten.
- Gebruik Goedkeuren als de gebruiker de taak inhoudelijk beoordeelt en akkoord geeft, zonder zelf te hoeven tekenen.
- Gebruik Informeren als de gebruiker de taak alleen hoeft te ontvangen en geen actie hoeft te ondernemen.
- Kies Niets als een gebruiker geen toegang tot de taak nodig heeft.
Rechten instellen bij een taak
Bij het aanmaken of bewerken van een taak stel je per gebruiker de rol in:
- Ga naar de taak en open de gebruikersinstellingen.
- Selecteer voor iedere gebruiker de gewenste rol: Ondertekenen, Goedkeuren, Informeren of Niets.
- Als je ondertekening instelt: open de signing editor en koppel de juiste velden aan de juiste gebruiker.
- Verstuur de taak zodra alles is ingesteld.
Meer hulp nodig?
Neem contact op via support@hellohix.com.