Met interne goedkeuring laat je een taak eerst door één of meer collega’s controleren, voordat je klant ’m krijgt. Pas als alle interne goedkeuringsstappen zijn afgerond, gaat de taak door naar je klant.

🎥 Bekijk de video: liever zien hoe het werkt? Bekijk hieronder de korte uitleg.

Interne goedkeuring instellen

Stap 1 – Open het tabblad ‘Gebruikers’

Open de taak in Hix Docs en ga naar het tabblad Gebruikers. Dit kan bij een nieuwe taak en bij een taak die al openstaat.

Stap 2 – Zet interne goedkeuring aan

Zet bij Interne goedkeuring de schakelaar aan. Er verschijnt een eerste goedkeuringsstap.

Stap 3 – Kies de collega’s

Klik op Selecteer collega’s en vink aan wie de taak moet goedkeuren. Je kunt meerdere collega’s in één stap zetten.

Stap 4 – Voeg eventueel extra stappen toe

Wil je daarna nog een controle? Klik op Extra goedkeuringsstap en kies de collega’s voor die stap. De stappen lopen op volgorde: stap 2 begint pas als stap 1 is goedgekeurd. Met Verwijder haal je een stap weer weg.

Stap 5 – Verstuur de taak

Klik op Verstuur. De taak gaat eerst naar de collega’s van stap 1. Je klant krijgt de taak pas als alle stappen zijn goedgekeurd.

Let op: ‘Verstuur’ is pas klikbaar als je in elke goedkeuringsstap minstens één collega hebt gekozen.

Een taak goedkeuren of afwijzen (als collega)

Stap 1 – Open ‘Verzoeken’

Je krijgt een melding als er een taak op je goedkeuring wacht. Open via het app-menu rechtsboven Verzoeken. Hier staan alle taken die op jou wachten.

Stap 2 – Bekijk de taak

Klik bij de taak op Goedkeuren. Je ziet het document en bovenin bij welke goedkeuringsstap de taak is.

Stap 3 – Keur goed of wijs af

• Goedkeuren – de taak gaat door naar de volgende goedkeuringsstap, of naar je klant als dit de laatste stap was.
• Afwijzen – leg in het venster uit waarom je de taak afwijst en klik op Afwijzen. De aanvrager krijgt hiervan een melding.

Tip: Pas je de interne goedkeuring aan bij een taak die al openstaat? Dan begint de goedkeuring opnieuw bij stap 1. Je klant merkt daar niets van.