Wanneer je een taak verstuurt waarbij één persoon moet ondertekenen en een ander moet goedkeuren, is het belangrijk om te begrijpen hoe deze twee stappen zich tot elkaar verhouden in Hix Docs.
De volgorde: eerst tekenen, dan goedkeuren
Goedkeuren en ondertekenen zijn twee aparte stappen die altijd in deze volgorde verlopen:
- De taak wordt verstuurd naar de ondertekenaars. Zij ontvangen een e-mail en plaatsen hun handtekening in het document.
- Zodra alle ondertekenaars klaar zijn, gaat de taak automatisch door naar de goedkeurder(s). Die ontvangen dan pas een e-mail.
De goedkeurder ontvangt dus nooit gelijktijdig een e-mail met de ondertekenaar — goedkeuring volgt altijd ná het tekenen.
Rondes: voor meerdere ondertekenaars
Als je meerdere ondertekenaars hebt, kun je met rondes bepalen of zij tegelijk of na elkaar tekenen:
- Eén ronde: alle ondertekenaars ontvangen tegelijk een e-mail en kunnen parallel tekenen.
- Meerdere rondes: de tweede ronde start pas als iedereen in de eerste ronde heeft getekend. Dit gebruik je bijvoorbeeld als een directeur pas mag tekenen nadat een medewerker al heeft goedgekeurd.
Rondes gelden alleen voor het ondertekeningsproces. De goedkeurder staat altijd buiten de tekenrondes en ontvangt het document pas als alle tekenrondes zijn afgerond.
Waarom ontvangt de goedkeurder nog niets?
Als de goedkeurder nog geen e-mail heeft ontvangen, is de reden bijna altijd dat er nog één of meer ondertekenaars zijn die hun handtekening nog niet hebben geplaatst.
Controleer via de Voortgang-kolom in het takenoverzicht wie er nog aan zet is.
Meer hulp nodig?
Stuur een e-mail naar support@hellohix.com.