In dit artikel (en in de bijbehorende video) leggen we uit hoe je een XBRL of iXBRL verstuurt naar je klant of direct deponeert bij de Kamer van Koophandel. Dat doe je met onze module Hix Docs. Voordat je in Hix Docs aan de slag gaat, moeten een paar dingen goed staan in het beheerdersportaal.
Tip: bekijk de video bovenaan dit artikel voor een korte rondleiding. Hieronder lees je dezelfde uitleg rustig na.
Voorbereiding in het beheerdersportaal
Doe je dit voor de eerste keer? Zorg dan dat het volgende klaarstaat. Heb je dit al eens ingericht, dan bestaat het uiteraard al.
1. Een bedrijf met het juiste KVK-nummer
Er moet een bedrijf bekend zijn in het beheerdersportaal met een ingevuld KVK-nummer. Dit nummer moet overeenkomen met het KVK-nummer in het XBRL- of iXBRL-bestand — op basis daarvan koppelen we het bestand aan het juiste bedrijf. Bestaat het bedrijf nog niet? Maak het dan eerst aan.
2. De service "XBRL PDF-upload"
Om dit handmatig te kunnen doen, heb je de service XBRL PDF-upload nodig. Belangrijk daarbij is dat de koppeling met de Kamer van Koophandel aanstaat.
Controleer de koppeling
Zet de service XBRL PDF-upload bij voorkeur op automatisch. Dat betekent: zodra de klant het stuk heeft goedgekeurd, gaat het automatisch door naar de Kamer van Koophandel. Check dit dus even voordat je begint.
3. Alleen deponeren, zonder de klant? Klant overslaan
Wil je alleen deponeren en het stuk dus niet naar de klant versturen? Ga dan in het beheerdersportaal naar Services → Algemene instellingen → Gebruiksvoorkeuren → Klant overslaan. Daar kun je aangeven dat het jaarwerk overgeslagen mag worden. We deponeren het stuk dan rechtstreeks bij de Kamer van Koophandel, zonder de klantgebruiker.
4. Wel communiceren met de klant? Klantgebruiker toevoegen
Wil je het stuk juist wél met de klant communiceren (bijvoorbeeld laten goedkeuren)? Voeg dan de klantgebruiker toe die deze actie gaat uitvoeren.
Samengevat heb je nodig:
- een bedrijf met het juiste, kloppende KVK-nummer;
- een klantgebruiker (alleen als je het naar de klant wilt communiceren);
- een service met XBRL PDF-upload in je instellingen.
Aan de slag in Hix Docs
Stap 1 — Nieuwe taak aanmaken
Ga naar Hix Docs en maak rechtsboven een nieuwe taak aan. Selecteer het bedrijf (in ons voorbeeld de testholding) en kies vervolgens het soort taak. Er zijn meerdere taaksoorten; voor dit doel kies je Jaarrekening XBRL-PDF.
Stap 2 — Bestand uploaden
Bij het publicatiedocument upload je een XBRL- of iXBRL-bestand. Klik om een bestand te kiezen, of sleep het naar het venster. Hix scant vervolgens automatisch of het bestand in orde is.
Hix herkent daarbij zelf een aantal zaken:
- de vaststellingsdatum — die kun je desgewenst aanpassen;
- of het om een grote of kleine jaarrekening gaat. Bij een grote jaarrekening zijn er extra zaken nodig, zoals een handtekeningbestand. Zit dat al in je iXBRL-bestand, dan is het klaar; zo niet, dan kun je de benodigde velden zelf invullen.
Stap 3 — Goedkeuren, tekenen of klant overslaan
Geef vervolgens aan wat er moet gebeuren: of het stuk goedgekeurd of getekend moet worden. Heb je geen klantgebruiker, dan kun je de klant ook overslaan.
Klant overslaan (alleen deponeren): druk je op Versturen, dan vraagt Hix om bevestiging ("Weet je het zeker?"). Bevestig je dat, dan deponeren we het stuk puur bij de Kamer van Koophandel en versturen we niets naar je klant.
Met de klant (bijvoorbeeld laten goedkeuren): kies je hiervoor, dan ontvangt de klant het stuk in zijn inbox. Zodra de klant het heeft goedgekeurd, wordt het vervolgens bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd.
Let op
Voor het automatisch deponeren na goedkeuring is het belangrijk dat de koppeling met de Kamer van Koophandel aanstaat en dat de service XBRL PDF-upload op automatisch is gezet. Controleer dit als je dit voor het eerst inricht.
En dat is in het kort hoe je een XBRL of iXBRL verstuurt of deponeert via Hix Docs. Kom je er niet uit? Neem dan gerust contact op met ons supportteam.