In dit artikel leggen we uit hoe je een BTW-aangifte (OB) vanuit AFAS Profit klaarzet en ter accordering naar de externe portal (Hix) stuurt. Je leest hoe je de aangifte invult en klaarzet, hoe je de akkoordverklaring naar je cliënt verstuurt, en wat je doet als je een aangifte die al ter accordering staat nog wilt aanpassen.
Voorbereiding
Voordat je een aangifte ter accordering kunt klaarzetten, moet de functionaliteit "Klaarzetten aangifte" zijn ingericht voor de externe portal.
In dit proces is het aangiftebericht (.xbrl) voldoende om de aangifte ter accordering aan te bieden. Een apart akkoordrapport (akkoordverklaring, .pdf) is optioneel.
Tip: Wil je toch een akkoorddocument meesturen? Voeg dan eerst een rapportage akkoordverklaring van het type OB toe via Fiscaal → Beheer → Instellingen → Algemeen, tabblad Rapportage ter accordering. Zonder deze rapportage kun je geen akkoordverklaring selecteren — maar voor accordering op alleen de XBRL is dat niet nodig.
Accorderingswijze instellen
Bepaal eerst wie de aangifte indient en kies de bijbehorende accorderingswijze:
| Wie dient in? | Accorderingswijze in AFAS | Wat wordt verstuurd |
|---|---|---|
| Hix dient in | Accorderingswijze 3 — Accorderen via externe portal (aangifte versturen via portal) | Akkoorddocument (.pdf) én aangiftebericht (.xbrl) |
| Profit dient in | Accorderingswijze 4 — Accorderen via externe portal (aangifte versturen via Profit) | Alleen het akkoorddocument (.pdf) |
Let op: Het akkoorddocument (.pdf) wordt alleen meegestuurd als je een akkoordrapport hebt ingericht (zie Voorbereiding). Heb je dat niet, dan is bij accorderingswijze 3 het aangiftebericht (.xbrl) voldoende.
Je stelt de accorderingswijze in AFAS Profit zo in:
- Ga naar Fiscaal en kies de juiste cliënt (voor dit proces de Cliënt OB).
- Zoek de klant op in de lijst en dubbelklik erop.
- Dubbelklik in het tabblad Fiscaal op het juiste jaar.
- Ga naar het tabblad Bijzonderheden en stel de juiste accorderingswijze in.
Tip: In AFAS kun je de accorderingswijze ook in bulk aanpassen voor meerdere cliënten tegelijk.
Accorderen via de externe portal
Doorloop onderstaande stappen om de aangifte in te vullen en klaar te zetten voor accordering.
- Ga naar Fiscaal InSite.
- Open de eigenschappen van een Cliënt OB.
- Open een aangifte OB.
- Vul de aangifte in.
- (Optioneel) Wil je een akkoorddocument meesturen? Selecteer dan op het scherm Status en voortgang het juiste rapport voor de akkoordverklaring. Voor accordering op alleen de XBRL kun je deze stap overslaan.
- Zorg dat het veld Aangifte gecontroleerd en akkoord is gevuld met een datum.
- Sluit de aangifte.
- Zoek in de cockpit van de cliënt OB de aangifte op in het overzicht.
- Selecteer de juiste aangifte en klik bovenin op Klaarzetten aangifte.
Let op: Zie je de knop Klaarzetten aangifte niet? Dan moet je deze functionaliteit nog inrichten.
Wat er daarna in Profit gebeurt
In Profit wordt nu een taak aangemaakt in de wachtrij: OB Accorderen extern. Zodra deze succesvol is voltooid, wordt er een communicatiebericht aangemaakt. De bestanden krijgen de status Klaar om te verzenden.
Welke bestanden worden klaargezet:
- Voor accordering via de externe portal is het aangiftebericht (.xbrl) voldoende.
- Een akkoorddocument (.pdf) is optioneel en wordt alleen klaargezet als je in stap 5 een akkoordrapport hebt geselecteerd.
De akkoordverklaring versturen aan de cliënt OB
Als de aangifte klaarstaat, maak je eerst een Elektronisch bericht aan. Kies bij Fiscaal → Algemeen voor Aanmaken elektronisch bericht. Hierbij maakt AFAS de PDF (akkoorddocument) en/of het .xbrl-bestand aan.
Je kunt de klaargezette bestanden nu naar de externe portal verzenden via Algemeen → Communicatieservice → Verzenden en ontvangen.
Let op: Gaat de cliënt niet akkoord met de aangifte, dan signaleert de portal dit. De aangifte van de cliënt blijft in dat geval openstaan.
Een aangifte aanpassen die al ter accordering staat
Staat de aangifte al ter accordering bij de cliënt, dan kun je hem nog aanpassen.
Let op: Heb je een akkoorddocument meegestuurd? Verwijder dat dan eerst, want na je aanpassing bevat het niet meer de juiste gegevens. Heb je alleen de XBRL ter accordering gezet, dan is deze stap niet nodig.
- Heb je een akkoorddocument meegestuurd? Verwijder dat dan van de externe portal.
- Geef de aangifte OB vrij, zoals hier beschreven.
- Pas de aangifte aan.
- Zet de aangifte opnieuw ter accordering op de externe portal. Heb je een akkoordrapport gebruikt, maak dan ook een nieuwe akkoordverklaring aan.
En dat is in het kort hoe je een BTW-aangifte (OB) vanuit AFAS accordeert via de externe portal. Kom je er niet uit? Neem dan gerust contact op met ons supportteam.