In Hix Docs beheer je alle documenttaken van je klanten overzichtelijk op één plek – van btw-aangiftes tot jaarrekeningen en ondertekenverzoeken. In dit artikel lees je hoe je het takenoverzicht gebruikt: van de statussen tot je eigen filters, kolommen en favorieten.

🎥 Bekijk de video: liever zien hoe het werkt? Bekijk hieronder de korte uitleg.

De statussen: Te doen, In afwachting en Voltooid

Bovenaan schakel je met de tabbladen tussen de drie statussen. Het getal bij elk tabblad toont hoeveel taken er in die status staan.

• Te doen – taken die nog actie van jóu vragen. Dit is je werkvoorraad.
• In afwachting – taken waarbij je op iemand anders wacht, bijvoorbeeld op je klant die nog moet goedkeuren of ondertekenen, of op een externe partij.
• Voltooid – taken die volledig zijn afgerond. Hier vind je alles terug wat klaar is.

Je eigen weergaven maken met filters

Naast de standaard statussen maak je ook je eigen weergaven. Klik op Filter en combineer criteria zoals Type, Status, Jaar, Maand, Kwartaal, Service of Uploadtype.

1. Klik op Filter en kies bijvoorbeeld Kwartaal → Q2 om alleen de taken van een bepaalde btw-periode te zien.
2. Bewaar deze selectie als een eigen tabblad, zodat je er met één klik naartoe schakelt. In het voorbeeld heet dat tabblad ‘BTW Q2’.

Op dezelfde manier maak je handige weergaven voor terugkerend werk, zoals een tabblad Foutmeldingen of Afgekeurd (zie hieronder).

Kolommen aanpassen

Met de knop naast Filter (het kolom-icoon) open je ‘Tabel aanpassen’. Daar bepaal je zelf welke kolommen je toont en in welke volgorde.

• Standaard zie je onder meer Service, ID, Titel, Jaar, Klant, Status en Voortgang.
• Zet extra kolommen aan die voor jouw werk handig zijn, bijvoorbeeld de Betalingsstatus – ideaal bij btw-aangiftes om in één oogopslag te zien of er nog betaald moet worden.
• Andere handige kolommen zijn onder andere Status uitvragende partij, Begindatum/Einddatum en Laatste herinnering verzonden.

Let op: je kolominstellingen bewaar je per weergave, zodat elk tabblad precies de kolommen toont die daar relevant zijn.

Foutmeldingen en afgekeurde taken in beeld

Komt er vanuit bijvoorbeeld de Belastingdienst of de KVK een foutmelding terug op een verzonden stuk? Of is een taak afgekeurd door je klant? Maak daar dan een eigen weergave voor aan, zodat je meteen ziet waar nog actie nodig is:

• Een tabblad Foutmeldingen verzamelt taken waarop een terugkoppeling met een fout is binnengekomen.
• Een tabblad Afgekeurd toont de taken die zijn afgewezen en opnieuw opgepakt moeten worden.

Zo blijft niets liggen en weet je precies welke taken je aandacht nodig hebben.

Filteren op klant en favorieten instellen

Wil je alleen de klanten zien waar jij mee werkt? Gebruik dan het klantfilter.

1. Klik linksboven op Alle klanten. Je ziet nu een lijst met al je klanten, elk met het aantal openstaande taken.
2. Kies een klant om het overzicht op die klant te filteren.
3. Zet je vaste klanten met het sterretje bij je Favorieten. Via de groep Favorieten heb je ze daarna altijd snel bij de hand.

Zoeken en ongekoppelde taken

Gebruik de zoekbalk om snel een specifieke taak te vinden. Documenten die (nog) niet aan een taak of klant gekoppeld zijn, vind je onder Ongekoppelde taken.

Tip: een nieuwe taak maak je rechtsboven aan met de knop Nieuwe taak.