Naast de taken die automatisch uit je bronpakketten binnenkomen, maak je in Hix Docs ook zelf taken aan. Als beheerder bepaal je bovendien welke taaktypes je collega's kunnen gebruiken. In dit artikel gebruiken we een opdrachtbevestiging als voorbeeld.

🎥 Bekijk de video: liever zien hoe het werkt? Bekijk hieronder de korte uitleg.

Als beheerder: een bestandstype instellen

In het beheerportaal ga je naar Services → Handmatige taken → Configureer. Met ‘Specifieke bestandtypes inschakelen’ maak je je eigen taaktypes, bijvoorbeeld ‘Opdrachtbevestiging’.

1. Klik op het tandwiel naast het bestandstype om te bepalen welke bestanden erbij horen.
2. Per veld geef je een label en bepaal je of het veld verplicht is. Wil je een vast document meesturen? Zet dat vast door het te uploaden onder ‘Standaard document’.
3. Bij de opdrachtbevestiging staat naast het document zelf een vast bestand: de algemene voorwaarden. Dat document wordt automatisch met elke opdrachtbevestiging meegestuurd.

De taak aanmaken

Je collega maakt de taak daarna zo aan:

1. Klik op Nieuwe taak → Nieuwe taak en kies de klant.
2. Kies bij Type taak voor ‘Upload Opdrachtbevestiging’.
3. Onder Bestanden upload je de opdrachtbevestiging. De algemene voorwaarden staan er al standaard bij.
4. De taak krijgt automatisch een titel op basis van je bestand — die kun je bovenaan nog aanpassen.
5. Controleer het jaar en kies eventueel een map om de taak in SharePoint op te slaan.
6. Wijs per klantgebruiker een rol toe: goedkeuren, informeren of ondertekenen.
7. Voeg eventueel een persoonlijke e-mailnotitie toe en klik op Aanmaken (klaarzetten) of Verstuur (direct naar de klant).

Tip: handmatig aangemaakte taken verschijnen daarna gewoon in je takenoverzicht onder ‘Te doen’, net als taken uit je bronpakketten.