Met de vraagposten-module verzamel je vragen uit je financiële bronpakketten (zoals Exact en Twinfield) en stuur je die in één overzichtelijke e-mail per periode naar je klant. Denk aan ontbrekende facturen, vragen over privé- of zakelijke uitgaven, en andere posten die je nodig hebt om de administratie sluitend te krijgen.
In dit artikel leggen we uit hoe de module werkt en welke instellingen je moet doorlopen voordat hij goed werkt — eerst aan de beheerderskant en daarna per klant aan de gebruikerskant.
Hoe werkt de module?
Het idee is simpel: zodra je in je bronpakket een vraagpost aanmaakt (bijvoorbeeld een ontbrekende factuur in Exact), wordt deze post automatisch opgehaald in Hix. Hix verzamelt vervolgens alle openstaande vraagposten voor een klant en stuurt deze gebundeld in één e-mail naar de klant, volgens de frequentie die jij instelt.
Het voordeel: je klant ontvangt niet voor elke losse vraag een aparte mail, maar bijvoorbeeld één keer per week een compleet overzicht. Dat verlaagt mail-vermoeidheid en verhoogt de kans dat de klant alle openstaande punten in één keer afhandelt.
Goed om te weten: je hoeft de mailmomenten zelf niet bij te houden. Hix verstuurt automatisch volgens schema. Je hebt daarnaast altijd de mogelijkheid om tussentijds handmatig te versturen (zie het einde van dit artikel).
Setup in twee delen
De module configureer je in twee stappen:
- Beheerderskant — algemene instellingen per bronpakket en de scan & herken e-mailadressen per klant.
- Gebruikerskant (Hix Questions) — per klant instellen wie de vraagposten ontvangt en op welk moment.
We lopen ze hieronder een voor een door.
Deel 1 — Beheerderskant
Aan de beheerderskant stel je twee dingen in: de automatische verzendinstellingen per bronpakket en de scan & herken e-mailadressen op de klantkaart.
1a. Verzendinstellingen per bronpakket
Open de instellingen van het bronpakket waarop je de koppeling hebt staan (bijvoorbeeld Exact). Je ziet daar onder Voorkeuren drie belangrijke instellingen:
- Frequentie — kies hoe vaak Hix de verzamelde vraagposten naar klanten stuurt: bijvoorbeeld elke week. Dit is de standaardfrequentie; je kunt deze per klant nog overschrijven (zie Deel 2).
- Dag en Uur — bepaal op welke dag van de week en welk uur Hix de mail verstuurt.
- Automatisch naar voltooid bij upload voor type ontbrekende factuur — een schuifje dat bepaalt of de tussenstap "Ter beoordeling" wordt overgeslagen.
Wel of niet "Automatisch naar voltooid"?
Zodra een klant een ontbrekende factuur uploadt, kan die post twee kanten op:
| Schuifje | Wat gebeurt er? | Wanneer kiezen? |
|---|---|---|
| Uit (standaard) | De post komt op Ter beoordeling te staan. Jij controleert of de aangeleverde factuur klopt voordat de post op voltooid gaat. | Als je actief wil controleren of klanten de juiste factuur uploaden. |
| Aan | De post gaat na upload direct naar Voltooid. De controle-stap wordt overgeslagen. | Als je je klanten vertrouwt en tijd wil besparen, of bij grote volumes. |
Vergeet niet onderaan op Opslaan te klikken om je wijzigingen vast te leggen.
1b. Scan & herken e-mailadressen op de klantkaart
Vraagposten over ontbrekende facturen kunnen door je klant rechtstreeks naar een scan & herken-e-mailadres worden gestuurd. Zorg dat je deze adressen per klant hebt ingevuld, anders kan de klant niet uploaden.
- Ga naar Bedrijven en kies de juiste klant.
- Klik bij Bedrijfsinformatie op Wijzigen.
- Vul in:
- Scan & Herken e-mail (inkoop) — voor ontvangen inkoopfacturen.
- Scan & Herken e-mail (verkoop) — voor verstuurde verkoopfacturen.
- Sla op.
Tip: weet je niet welk scan & herken-adres je klant gebruikt? Vraag dit op bij de klant of zoek het op in je bronpakket. Zonder deze adressen kan een klant ontbrekende facturen niet doorsturen via de module.
Hiermee is de beheerderskant klaar. Tijd voor Deel 2.
Deel 2 — Gebruikerskant (Hix Questions)
In Hix Questions stel je per klant in wie de vraagposten ontvangt en op welk moment. Dit is essentieel: zonder deze instelling worden er geen mails naar de klant verstuurd, ook al staan alle beheerdersinstellingen goed.
2a. Open de instellingen per klant
- Ga naar Hix Questions in het hoofdmenu.
- Selecteer bovenaan de juiste klant (in plaats van Alle Klanten).
- Klik rechtsboven op Instellingen.
2b. Stel de ontvanger(s) en categorieën in
Het instellingenvenster van de klant opent. Hier doe je het volgende:
- Pas eventueel de frequentie aan op klantniveau. Weet je dat een klant zijn administratie altijd op vrijdagochtend doet? Zet dan Dag op Vrijdag en Uur op bijvoorbeeld 08:00. Onder het uur zie je direct de volgende verstuurdatum als bevestiging.
Bepaal per klantgebruiker welke categorieën hij ontvangt. Naast de naam van de gebruiker staat een dropdown (standaard Alles). Klap die uit en vink de gewenste categorieën aan:
- Boekhouding
- Lonen
- Scan & herken
- Fiscaal
- Jaarwerk
- Overig
Heeft de klant één klantgebruiker? Dan laat je doorgaans Alles aangevinkt — die persoon krijgt dan alle vragen. Heeft de klant meerdere klantgebruikers (bijvoorbeeld een administrateur en een eigenaar)? Dan kun je per persoon kiezen welke categorieën die ontvangt. Bijvoorbeeld: de administrateur krijgt Boekhouding en Scan & herken, de eigenaar krijgt alleen Fiscaal en Jaarwerk.
- Klik op Opslaan.
Vanaf nu worden de verzamelde vraagposten voor deze klant automatisch verstuurd volgens het ingestelde schema.
Dagelijks gebruik
Het eerstvolgende verzendmoment zien
Onder in het scherm van een geselecteerde klant zie je altijd staan: Volgende email wordt verzonden op: <datum>. Zo weet je in één oogopslag wanneer de klant het volgende overzicht ontvangt.
Tussentijds handmatig versturen
Wil je niet op het volgende automatische moment wachten? Bijvoorbeeld omdat een klant snel een aantal facturen moet aanleveren? Gebruik dan de knop Verstuur rechtsboven in het Hix Questions-scherm. De huidige openstaande vraagposten worden direct naar de klant gemaild.
Veelgestelde vragen
Waar maak ik een vraagpost aan: in Hix of in mijn bronpakket? Vraagposten maak je aan in je bronpakket (zoals Exact of Twinfield). Hix haalt ze automatisch op en bundelt ze tot één periodieke mail naar de klant.
Wat als ik vergeet de scan & herken-adressen in te vullen? De klant kan de facturen dan wel aanleveren, maar deze worden dan vervolgens nergens naar doorgestuurd. Vul deze adressen daarom altijd in voordat je de module voor een klant gaat gebruiken.
Wat is het verschil tussen "Ter beoordeling" en "Voltooid"? Standaard komt elke door de klant geüploade factuur eerst op Ter beoordeling — daar controleer jij of de juiste factuur is aangeleverd. Met het schuifje Automatisch naar voltooid bij upload voor type ontbrekende factuur sla je die controle-stap over en gaat de post na upload meteen naar Voltooid.
Kan ik per klant een andere verstuurfrequentie hanteren? Ja. De algemene frequentie aan de beheerderskant is de standaard, maar via Hix Questions → Instellingen kun je per klant een afwijkende dag en tijd kiezen.
Mijn klant heeft meerdere gebruikers — krijgen ze allemaal dezelfde vragen? Niet noodzakelijk. In het instellingenvenster bepaal je per gebruiker welke categorieën (Boekhouding, Lonen, Scan & herken, Fiscaal, Jaarwerk, Overig) hij ontvangt. Zo kan een administrateur een ander overzicht krijgen dan de eigenaar.
Ik wil de klant nu meteen op de hoogte stellen, niet pas op de geplande dag. Gebruik dan de knop Verstuur rechtsboven in Hix Questions. Hiermee verstuur je het huidige overzicht direct, los van de automatische planning.
Wat gebeurt er als een klant niet reageert? De openstaande vraagposten blijven in het overzicht staan en worden meegenomen in de volgende automatische mail. Je klant ontvangt dus opnieuw een herinnering bij de eerstvolgende verzendcyclus.
Hulp nodig?
Loop je vast bij de instellingen, of werkt de module niet zoals je verwacht? Stuur een bericht naar support@hellohix.com met de klantnaam en (indien mogelijk) een screenshot van de instellingen die je hebt doorlopen. We helpen je graag verder.